Waarom direct messaging onderdeel van het intranet moet zijn

door Niki

Waarom direct messaging onderdeel van het intranet moet zijn

Als er één ding sterk is veranderd de afgelopen jaren door het gebruik van internet, dan is het wel de manier waarop we communiceren, zowel zakelijk als privé. Veel organisaties hebben al een intranet met nieuws en informatie; steeds meer zelfs een sociaal intranet waarin je kennis en collega’s vindt en je slim kan samenwerken. En grote kans dat je ook chat gebruikt met collega’s, want daar ben je in je privé-communicatie al aan gewend. Een steeds belangrijker deel van de bedrijfscommunicatie verhuist richting direct messaging, maar de meeste organisaties zijn daar nog niet klaar voor. Daarom gebeurt dit meestal op publieke apps, buiten bereik van de organisatie.

telefoon

Veel collega’s kiezen hiervoor de apps die ze ook privé gebruiken: WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram en andere consumententools. Voor privé, maar steeds vaker ook voor zakelijk gebruik. Onze directeur Rik Mulder gaf eerder al 3 argumenten om dat juist niet te doen gebruiken:

1. Gebrekkige controle
2. Scheiding werk en privé
3. Vertrouwelijkheid

Logisch dat gebruikers direct messaging ook zakelijk willen gebruiken: snelle afstemming, makkelijk te gebruiken, ook mobiel (volgens dit Amerikaanse onderzoek geldt dit zelfs voor 67% van de zorgmedewerkers). Maar de meeste werkgevers bieden hen hiervoor nog geen gebruiksvriendelijke  apps aan.

Organisaties en teams moeten daarom op zoek naar een app waarmee werknemers onderling of in groepen kunnen chatten en delen, net zo makkelijk als op WhatsApp - maar wel veilig.

Sommige tools, zoals Plek, bieden direct messaging als onderdeel van het sociale intranet. Zo stimuleer je de interne communicatie, zowel 1-op-1 als groeps- of teamcommunicatie. Daarbij staan aan de ene kant gemak en aan de andere kant veiligheid voorop. Het moet simpel zijn om een chat te starten, waar je ook bent. Maar, zeker in de zorg en de zakelijke dienstverlening, moet het natuurlijk wel vertrouwd en betrouwbaar zijn.

De voordelen op een rijtje:

Hogere relevantie van het intranet

Direct messaging wordt intensief gebruikt. Wanneer dat op het intranet gebeurt wordt dat dus vaker bezocht en zien mensen ook bijvoorbeeld het bedrijfsnieuws eerder.

Duidelijkheid voor medewerkers

Het gebeurt maar al te vaak dat nieuwe collega’s er pas na een paar maanden achter komen dat een bepaalde app groep bestaat. Hierdoor missen ze een deel van de conversatie. Wanneer dit op het eigen intranet plaatsvindt, is dat wel zo duidelijk. Iedereen weet welke informatie ze waar kunnen vinden en welke discussie waar wordt gevoerd.

Veiligheid

Op je sociale intranet weet je wie er in chat groepjes zitten. Bovendien ben je er zeker van dat medewerkers als ze uit dienst gaan niet meer mee kunnen lezen. Zorg er wel voor dat je chat in Nederland gehost en goed beveiligd is, met end-to-end encryptie. Ook op mobiele apps.

Tenslotte nog een tip: laat bedrijfsapplicaties notificaties versturen naar je direct messaging platform. Je moet hier wel voorzichtig mee zijn, anders overlaad je mensen. Maar dit is een slimme manier om meldingen van bedrijfsapplicaties samen te laten komen en te personaliseren.

Zo hebben je collega’s alles op één plek: nieuws, updates, smoelenboek, direct messaging, kennis en notificaties.