Bart op 16 March 2021

Eén jaar thuiswerken: de doorbraak van hybride werken

Vandaag is de dag van de thuiswerker. Het is precies een jaar geleden dat we massaal vanuit huis begonnen te werken. En dat hybride werken (deels vanuit huis en op kantoor werken) een blijvertje is, dat is ons in de afgelopen maanden wel duidelijk geworden. Thuiswerken bleek voor ons ideaal, we hadden het ideale platform namelijk al in huis. Toch liepen we ook tegen een aantal problemen aan. Bij Plek moesten we bijvoorbeeld nieuwe manieren bedenken voor het onboarden van nieuwe medewerkers. En ook (spontaan) contact onderhouden tussen verschillende collega’s bleek een uitdaging. In dit artikel delen we onze oplossingen.

Team Plek

X-boarding

Het afgelopen jaar hebben we tien nieuwe medewerkers online mogen verwelkomen. Terwijl de ene vlakbij het kantoor woonde en de ander vanuit India begon, we zorgden ervoor dat ze zich snel thuis voelden. Collega’s werden online bijgepraat over hun werk en ze werden toegevoegd aan de belangrijkste groepen, documenten en projecten in Plek. Maar ook de vaste mensen lieten we door middel van re-boarding wennen aan het nieuwe normaal, op die manier kon iedereen digitaal verder met zijn werkzaamheden. Door onze snelle groei moesten collega’s soms inspringen op andere terreinen, door middel van cross-boarding konden we iedereen alle nodige kennis bijbrengen. We zijn dan ook van mening dat onboarding niet ophoudt bij dag 1 maar een doorlopend proces is.

Verbinding

Nu we elkaar niet meer dagelijks fysiek ontmoeten, missen we de verbinding. Die verbinding mis je niet alleen met je collega’s, maar ook met klanten of externen. Bij Plek hebben we onze implementatie sessies, waarbij we samen met de klant hun platform inrichten, volledig digitaal gemaakt. Met behulp van verschillende tools en in kleine groepjes hebben we al video bellend een groot aantal klanten aan een nieuw platform geholpen. Zo hebben we bijvoorbeeld een aantal zorgorganisaties geholpen om (tijdelijk) nieuw personeel te werven via het platform 'Extra handen voor de Zorg'. Door ze hier gratis mee te ondersteunen, zijn er uiteindelijk duizenden oud-zorgverleners opnieuw aan de slag gegaan tijdens het hoogtepunt van de corona crisis. En zo heeft ook Plek een steentje kunnen bijdragen in deze crisis.

Grensoverschrijdend werken

Binnen je eigen team of afdeling heb je meestal veel overleg, terwijl je collega’s van andere afdelingen eigenlijk alleen in de wandelgangen of bij de koffiemachine tegenkwam. Dat contact is grotendeels weggevallen. En dus moet je nieuwe manieren bedenken om met elkaar in contact te blijven. Dat begint met de juiste mindset, door communicatie te stimuleren in informele kanalen. Op onze Plek hebben we bijvoorbeeld de ‘Client Success’-groep waarin complimenten van klanten gedeeld worden, maar ook de ‘Humor om te lachen’-groep waar de kantoorhumor gewoon doorgaat. Het belangrijkste is dat iedereen moet durven delen wat ze kwijt willen, het management moet daarin zelf het goede voorbeeld geven. Niet alles hoeft altijd over werk te gaan, het is ook goed om eens een meeting in te plannen om gewoon bij te kletsen.

Plek set-up

Corona heeft niet alleen onze manier van werken veranderd, het gebruik van Plek is ook sterk veranderd. Dat is goed te zien aan de onderstaande gebruikscijfers en hoe die verschillen ten opzichte van de tijd vóór corona.

  • Het aantal gebruikers van Plek is sinds maart 2020 verdubbeld
  • Sinds de uitbraak van corona wordt Plek 3x meer gebruikt door onze gebruikers
  • Het aantal bezoeken aan de Plek app is sterk toegenomen met een stijging van 300%
  • Om Plek in de lucht te houden is de servercapaciteit verdubbeld