Marlou op 10 February 2021

Digitaal onboarden, hoe doe je dat?

Het begrip ‘onboarding’ kennen jullie natuurlijk al langer. De grote verandering op dit gebied is dat het introduceren en inwerken van nieuwe collega’s tegenwoordig (gedeeltelijk) online moet gebeuren. En dat heeft zowel voor- als nadelen. Hoe kan een digitale tool hierbij helpen?

Nu we al bijna een jaar aan huis gekluisterd zitten, zijn de meeste organisaties digitaal al behoorlijk slagvaardig. We zoomen er (ongewild) op los maar het begint te kraken. We missen de verbinding met elkaar. Collega’s die elkaar al langer kennen, slaan zich er wel doorheen. Maar hoe zorg je dat ook nieuwe medewerkers een zachte landing krijgen in de organisatie?

Alles valt of staat of met goede communicatie

Goede communicatie is essentieel in het onboardingsproces. Zeker als nieuwe medewerkers op afstand starten. Zorg daarom dat ze vanaf dag één aangehaakt en betrokken blijven bij wat er in de organisatie speelt. Wist je dat je veel statische informatie in het onboardingprogramma eenvoudig online kunt aanbieden via het interne communicatieplatform van jouw organisatie? Denk aan de visie en missie van het bedrijf, de verlofregeling of veelgestelde vragen. Zo zijn nieuwe medewerkers direct voorzien van belangrijke informatie.

Veel van deze informatie gaat echter pas echt leven als ze ook persoonlijk wordt overgebracht in interactie met anderen. Denk bijvoorbeeld aan een kennismakingsbijeenkomst met het management of een digitale rondleiding door het bedrijf. Door een juiste combinatie, zorg je dat nieuwe medewerkers vragen kunnen stellen over alle informatie die zij ontvangen en in gesprek blijven met collega’s.

Bevorder online ontmoetingen

Uit een meta-analyse van zeventig onderzoeken blijkt dat het uitermate belangrijk is dat medewerkers zich sociaal geaccepteerd voelen. Nieuwe collega’s willen ingewijd worden in de organisatie en snel het gevoel krijgen dat ze erbij horen. Ze willen niet alles zelf uitvogelen en ontvangen graag persoonlijke begeleiding. Door beter in het sociale netwerk van de organisatie te integreren, krijgen nieuwe medewerkers snel toegang tot informatie en kennis. Dus hoe beter je nieuwe werknemers introduceert, hoe makkelijker ze in hun rol komen, en hoe productiever en gelukkiger ze zijn. Maar ook hoe groter de kans is dat ze betrokken en bevlogen medewerkers zullen worden die zich lang zullen blijven inzetten binnen de organisatie. Stimuleer daarom online verbinding.

Bij Plek doen we dat door medewerkers voor de start van hun baan alvast toe te voegen aan belangrijke groepen op ons eigen communicatieplatform. Daarnaast plannen we vooraf al een serie kennismakingsgesprekken in. Heeft jouw organisatie nou regelmatig een grote groep instromers? Organiseer dan gezamenlijke onboardingsactiviteiten in een aparte groep. Dat scheelt tijd en is gemakkelijk voor HR, en geeft nieuwe medewerkers de kans om onderling verbinding te zoeken.
Wij tippen mensen ook alvast ons digitale smoelenboek te bekijken. Naast praktische informatie over medewerkers (werkdagen en contactgegevens) is daar ook zichtbare van welke groepen zij lid zijn en wat ze voor het laatst gedeeld hebben. Handig om alvast raakvlakken te ontdekken!

plek onboarding

Digitaal onboarden stopt niet bij dag één

Het woord “onboarden” zegt het al: aan boord gaan. Maar wat gebeurt er als jouw medewerker eenmaal aan boord is? Er zijn talloze situaties te bedenken waarin onboarden of reboarden weer een rol kan spelen. Denk aan reorganisaties, fusies, strategiewijzigingen, of als jouw organisatie een snelle groei doormaakt. Regelmatig feedback ophalen helpt om meer inzicht te krijgen van situaties waarin reboarding nodig is. Dat kan bijvoorbeeld door het uitzetten van (eventueel anonieme) enquêtes aan de hele organisatie, of een specifieke groep. Of door collega’s via een formulier of quiz te vragen hoe het met ze gaat. Zo blijf je niet alleen in gesprek, maar behoudt je ook inzicht in hoe het met de mensen gaat en weet je wanneer je bij in moeilijke situaties (nieuwe coronamaatregelen of een andere grote verandering), kan bijsturen. Bijsturen kan digitaal. Binnen Plek hebben we daarvoor een speciale programmamanager. Hiermee kun je een programma instellen om mensen van duidelijke, nieuwe (al dan niet statische) informatie te voorzien. Zo blijven ze altijd op de hoogte, betrokken en kunnen ze weer vooruit.

Wil je meer weten over onze digitale onboardingmogelijkheden? Bekijk ook eens onze onboardingpagina. of neem bij meer vragen contact met ons op.