Robert-Jan op 16 maart 2022

Hoe een datagedreven gesprek betrokkenheid kan vergroten

Een meer ‘data-gedreven’ HR-cultuur neemt aan populariteit toe. De impact van deze data revolutie is groot: het zorgt voor meer feitelijke inzichten en het sneller en efficiënter meten van betrokkenheid op grote schaal. In deze blog laat wij je zien hoe deze nieuwste technologie helpt medewerkerbetrokkenheid te vergroten en interne besluitvorming te verbeteren.

Nieuwe versus oude strategieën

Medewerkerbetrokkenheid is een topprioriteit voor veel organisaties. Misschien staat het ook hoog op jouw agenda. Betrokkenheid wordt tegenwoordig vooral gemeten met een gestandaardiseerde vragenlijst en theoretische modellen. Online, via appjes, per kwartaal of één keer per jaar. Op het eerste gezicht een prima oplossing, maar er blijft één fundamenteel probleem: 'gestandaardiseerd luisteren' is altijd bevooroordeeld en gebaseerd op enkele twijfelachtige aannames.

‘Door periodiek dezelfde vraag te herhalen en te vragen of mensen het ermee eens zijn, onderschat je hoe mensen denken, werken en beslissen.’

Ten eerste is een gestandaardiseerde uitvraag vaak een generalisatie. Het probeert specifieke details uit het generieke geheel te verklaren. Ervan uitgaande dat de standaard vragen de specifieke, contextuele menselijke complexiteit en dynamiek in organisaties en gemeenschappen juist weergeven, is dit een grove oversimplificatie. Ten tweede is deze vorm van luisteren op zich, door periodiek dezelfde vraag te herhalen en te vragen of mensen het ermee eens of leuk vinden, een diepe onderschatting van hoe mensen denken, werken en beslissen.

Vrienden maken met de data-gedreven HR revolutie in medewerkerbetrokkenheid

Dus wat is het alternatief? We adviseren bedrijven om te beginnen met geautomatiseerde dialogen. Stel je een intelligente bot voor. Intelligent niet in de zin dat je simpele vragen kunt stellen, maar juist het tegenovergestelde. De bot gaat in gesprek met je medewerkers over bijvoorbeeld hun inzet en betrokkenheid en de impact die het persoonlijk op hen heeft.

Wat gebeurt er als niet wordt geluisterd naar jouw wensen en behoeftes? Ga je dan weg? Of gaat je productiviteit of energie omlaag? Denk je dat dit de kwaliteit van je werk zal beïnvloeden? Ook het tegenovergestelde wordt meegenomen: stel je voor dat er wordt geluisterd naar je wensen en behoeftes. Wat gebeurt er dan? Het doel van deze vragen is om een ‘individueel betrokkenheidsmodel' vast te leggen; om voor elk individu te vinden wat hen drijft en wat er gebeurt - oorzaak en gevolg - wanneer dingen goed werken of wanneer ze niet goed werken.

Hoe een datagedreven gesprek betrokkenheid kan vergroten chat

Dit gesprek vindt digitaal plaats en duurt ongeveer 12 tot 15 minuten. Nadat alle medewerkers een eerste gespreksronde hebben gevolgd, worden alle feitelijke gespreksgegevens geanalyseerd door een algoritme. Alle data telt. En algoritmen zijn onbevooroordeeld. Ze nemen de gegevens als een feit. Met één druk op de knop worden relevante clusters van medewerkers geïdentificeerd. In elk cluster hebben mensen vergelijkbare combinaties van persoonlijke behoeften en impact van betrokkenheid. Deze clusters vormen de basis voor datagedreven medewerkerpersona’s.

De persona's geven een goed inzicht in de voorkeuren en verwachtingen van medewerkers. Ze geven feitelijke gegevens over hoe je medewerkers denken en wat hen drijft en kunnen gebruikt worden om beleid, interventies en communicatie op te zetten en te testen.

Maar het gesprek gaat verder. Het begint bij alle individuele behoeften en inzichten. Stel je voor dat je me voor een tweede keer ontmoet. Het zou toch heel gek zijn als ik het gesprek zou beginnen alsof we elkaar voor het eerst ontmoeten en zou beginnen met dezelfde standaardvragen. Alsof ik je niet ken! Dankzij beschikbare data en de intelligentie van de opgehaalde persona’s kan het gesprek menselijker en intelligenter worden. En daardoor boeiender. ‘Beste Jim, de laatste keer zei je dat ‘open en eerlijke feedback’ belangrijk voor je is. En je was niet zo positief (XX). Wat vind je er vandaag van?'

Hoe een datagedreven gesprek betrokkenheid kan vergroten persona

Van het meten van betrokkenheid tot een boeiend gesprek. Wat zijn de voordelen van het gebruik van deze technologie voor jou? Nou, in de eerste plaats zal het de betrokkenheid vergroten. Waarom? In plaats van regelmatige enquêtes die de neiging hebben om te generaliseren, krijgt iedereen een stem en wordt ook rekening gehouden met hun input. Onbevooroordeeld. En dat is essentieel. Want wist je dat meer dan 80% van de medewerkers in standaardonderzoeken denkt dat niet alle data als input wordt meegenomen in de besluitvorming? Er valt dus nog veel te verbeteren!

Ten tweede blijf je door de individuele uitvragen, aansluiten bij de eigen context en belevingswereld van je medewerkers. Hierop kun je verder bouwen en naar terug verwijzen. Dat op zich is al een hele nieuwe manier van luisteren. Het is een continu proces. Het maakt het heel eenvoudig om gesprekken op te volgen en om medewerkers echt een stem te geven en zo organisatiedoelen en betrokkenheid te verbeteren.

‘Meer dan 80% van de medewerkers denkt dat standaard tevredenheidsonderzoeken niet alle data meenemen in de resultaten en besluitvorming.’

Betere besluitvorming

Maar er is nog een derde voordeel met een grotere impact. De essentie van luisteren is niet doen wat iemand anders je zegt te doen. Het betekent er ook echt iets mee doen en het zorgt op een relevante manier voor opvolging. Dan weten mensen dat er naar hen geluisterd wordt en helpt het mensen te groeien.

Datagedreven agenda's zijn een zeer krachtige en snelle manier voor teams om te handelen en voor leiders, HR-afdelingen en interne communicatiemedewerkers om te weten wat ze kunnen doen om de organisatie te helpen verbeteren. Ze verkorten de afstand tussen input en feedback van de organisatie tot actie, van een paar maanden tot slechts 2-3 weken. En omdat ze gebaseerd zijn op de input van mensen in de organisatie, is er ongetwijfeld geen weerstand tegen de uitkomsten. De feiten zijn wat ze zijn. En alle verandering en verbetering begint bij de feiten.

Wil je meer weten over gepersonaliseerd luisteren op schaal of wil je zien hoe wij dit bij Plek hebben geïmplementeerd, neem dan contact op met mij via e-mail. Of vraag hier een gratis whitepaper aan met meer uitleg over het concept.

Robert-Jan

Solution Advisor Engagement
Robert Jan is binnen Plek inhoudelijk verantwoordelijk voor engagement oplossingen waar onze klanten mee werken. Hij heeft meer dan 20 jaar ervaring in dit vakgbebied waarbij hij werkt op het snijvlak van medewerkerbetrokkenheid, verandermanagement & strategie activering en statistiek, meetoplossingen & data-analyse. Robert Jan is er van overtuigd dat de volgende stap in organisatie-ontwikkeling en betrokkenheid wordt versneld door technologie die de medewerker centraal stelt en op basis van data-analyse slim weet aan te sluiten bij feitelijke (individuele) behoeften en verwachtingen. Hij is afgestudeerd aan de Vrije Universiteit en heeft verscheidene (post-doctorale) vervolg-opleidingen gevolgd.