Merel op 14 april 2022

Laat kennis niet verloren gaan, gebruik Plek als interne Wikipedia

Binnen de muren van een organisatie zweeft veel kennis. Dit in de hoofden van medewerkers, opgeschreven in notitieblokjes, weggestopt in Word documenten en misschien zelfs wel opgeschreven op post it's ;). Deze kennis wil je natuurlijk zoveel mogelijk documenteren en overzichtelijk ordenen. Zeker met het onboarden van nieuwe medewerkers is het belangrijk om kennis binnen de organisatie te houden. Maar hoe doe je dit en vooral waar doe je dit?

Zelfs bij de beste organisaties ontstaat er al snel wildgroei aan kennis en is informatie lastig terug te vinden. Met als gevolg dat er verschillende versies zijn van eenzelfde document én geërgerde medewerkers. Ook is de veiligheid van deze informatie niet altijd gewaarborgd. Je wil natuurlijk zelf de controle houden over kennis binnen de organisatie en die niet beheren via externe apps als bijvoorbeeld WhatsApp. Op Plek zijn er de zogeheten pagina’s die je kunt inzetten voor uiteenlopende kennisdeling, van medewerkerhandboeken tot een interne academie. In deze blog maak je kennis met pagina’s en leer je hoe je die het beste inzet.

"Op Plek kun je een structuur aanbrengen waarmee je gemakkelijker informatie terugvindt"

Profiteer van elkaars kennis

Maar waar zet je deze informatie dan wel? Binnen Plek kennen wij informatiepagina’s, als het ware een interne wikipedia. Dit is een handige manier voor het documenteren van kennis. Zo is er een structuur aan te brengen die het mogelijk maakt om intuïtief informatie te vinden. Ook kunnen medewerkers zelf eigenaar worden van een pagina, waardoor persoonlijke/specialistische kennis een plekje krijgt. Op deze manier kunnen collega’s ook ‘profiteren’ van deze kennis wat ten goede komt aan de ontwikkeling van deze medewerkers. Ook bieden de pagina’s een duidelijker overzicht van de beschikbare informatie, waardoor het eerder opvalt als er informatie mist.

Ook op mobiel

Nu hoor ik je denken: ‘handig die pagina’s maar bij ons staat alles op de s-schijf, hoe komen onze kantoorloze medewerkers bij die informatie?’ Alle pagina’s zijn ook in te zien via de medewerkerapp van Plek. Daar kan je, zonder documenten of pdf’s te downloaden, snel informatie ophalen. Een computer is dus niet meer nodig, ook op de afdeling, bouwplaats of in de winkel heb je toegang tot handboeken, protocollen en prijslijsten. En omdat elke medewerker een account heeft op Plek, is het niet nodig om opnieuw in te loggen. Je kunt de mobiele app helemaal naar je hand zetten. Pas bijvoorbeeld de menustructuur aan waardoor jouw collega’s de meeste opgezochte informatie met een snelkoppeling gelijk aanklikken. Of geef jouw kennisbank een speciale naam waardoor het meer opvalt.

Mobiel overzicht

Zo vind je wat je zoekt

De ‘juiste’ informatie is informatie die relevant is voor de gehele organisatie. Denk hierbij aan opstartinstructies, de cao of medewerkershandboeken. Het helpt om hierin te categoriseren, per afdeling bijvoorbeeld. Zo staat kennis op een logische plek, waardoor het makkelijker gevonden wordt. Een goede structuur van jouw kennisbank is dus belangrijk. Het is ook goed om te beseffen dat pagina’s niet alleen een handboek hoeven te zijn, het kan ook locatiespecifieke informatie zijn, een opstartlijst, veiligheidsinstructies, bestelformulieren of zelfs reserveringsaanvragen.

Goede voorbereiding is het halve werk

Je kunt er dus veel informatie kwijt, maar begin nu niet in het wilde weg aan een indeling. Maak eerst een overzicht van de meest gebruikte of gezochte onderwerpen. Op Plek kun je informatie indelen door middel van hoofd- en subpagina’s. Denk bijvoorbeeld aan HR-informatie als hoofdonderwerp. Dat kun je onderverdelen in de CAO, verlofaanvragen, ziekteverzuim en reglementen. Zo’n structuur hoeft niet in beton gegoten te zijn, maar is juist flexibel! Je ‘hangt’ makkelijk een nieuwe subpagina onder de hoofdpagina. Zo kun je goed inspelen op de informatiebehoeftes van je medewerkers. Met een paar handelingen voeg je een pagina over salarisschalen toe.

“Door tekst af te wisselen met video’s of afbeeldingen blijft informatie beter hangen”

Gebruik ook eens video’s in plaats van tekst

Je kunt ervoor kiezen om alleen tekst op een pagina te plaatsen, maar het werkt beter om tekst af te wisselen met afbeeldingen of video’s. Mensen hebben nu eenmaal een korte spanningsboog ;). Of, wat wij bij Plek vaak doen, gebruik een formulier waarmee je gelijk kunt checken of jouw collega’s hebben gevonden wat ze nodig hebben! Met een formulier kun je ook zien of de kennis begrepen is. Handig als je bijvoorbeeld een veiligheidsinstructie deelt. Wil je graag verwijzen naar een uitgebreidere versie of website over het onderwerp? Dat kan gemakkelijk door een link te plaatsen in jouw pagina.

Vind de speld in de hooiberg

Het grote voordeel van informatiepagina’s op Plek ten opzichte van een documentendatabase is dat Plek volledig doorzoekbaar is. Dit betekent dat je ook onderwerpen kunt terugvinden terwijl je de titel niet weet. Op die manier vind je ook nieuwe kennis, waar je anders niet bij terecht was gekomen. Je kunt jezelf een handje helpen door een goede taxonomie aan te leggen. Een taxonomie is een term uit de biologie, die zoiets betekent als indeling of ordening. Bij Plek helpt het je om informatie onder te verdelen en sneller te vinden. Je kunt tags of beschrijvingen toevoegen aan jouw kennisbank. Hiermee kan informatie gevonden worden doordat er een label aan vast zit of omdat in de beschrijving staat waar de pagina over gaat.

Overzicht infopagina's

Samen weet je meer

Kennis documenteren doe je samen. Alle stukjes kennis komen samen op één plek, waardoor de iedere medewerker ook op individueel niveau groeit. Omdat kennis niet uit één hoofd komt, is het binnen Plek mogelijk om samen aan dezelfde conceptversie te werken. Maak verschillende mensen eigenaar van een pagina of werk samen in één document. Documenten kunnen gedeeld worden in groepen of als bijlage in een informatiepagina. Voor een internationale organisatie is het natuurlijk ook belangrijk om verschillende taalversies te hebben. Ook dat stel je makkelijk in via Plek.

Zelfs kennis heeft een houdbaarheidsdatum

De oplettende lezer heeft gemerkt dat één vraag nog niet beantwoord is, namelijk: hoe zorg ik er nu voor dat informatie up-to-date blijft? Binnen Plek kun je een ‘houdbaarheidsdatum’ toevoegen aan een pagina. Is deze datum voorbij? Dan krijgt de auteur van de pagina een notificatie met het verzoek om de inhoud van de pagina te controleren. Makkelijk toch?!

Notificatie

Vul elkaars kennis aan

In het kader van ‘informatie doe je samen’ is het belangrijk om te vermelden dat er ook binnen groepen informatiepagina’s bestaan. Zo kan zelf specifieke kennis binnen een groep worden opgeslagen! Bijvoorbeeld: het technische team heeft een nieuwe koppeling toegevoegd. Informatie over de inhoud van deze koppeling staat genoteerd in een informatiepagina binnen hun groep. Deze informatiepagina staat ook weergegeven in de algemene pagina’s van het bedrijf. Zo is deze informatie ook gemakkelijk toegankelijk voor andere medewerkers en leer je van elkaar! Wees gerust, door de taxonomie en de ingesteld structuur blijft alles overzichtelijk.

Als consultant houd ik me wekelijks bezig met pagina’s op Plek en zie ik uiteenlopende variaties voorbij komen. Samen met jou zorgen we ervoor dat de kennisbank op jouw Plek helemaal past bij de organisatie. Heb je interesse of wil je meer weten? Neem dan contact met ons op.