Laura op 12 juli 2021

Bereik en betrek je medewerkers met de Plek app

In het moderne arsenaal van communicatiemiddelen kan hij niet meer ontbreken: de medewerkerapp. Bij Plek weten we dat mobiel communiceren en samenwerken pas echt goed werkt als de technologie ook gebruiksvriendelijk is. In deze case lees je hoe drie uiteenlopende klanten van Plek de medewerkerapp dagelijks gebruiken.

  • Bereik al je medewerkers
  • Draagt bij aan versterken van onderlinge betrokkenheid
  • Werkt simpel dankzij onze (platform) onboarding
  • Medewerkers vinden snel relevante informatie via de ingebouwde zoekfunctie

Vaak begint het met de vraag: “We willen al onze medewerkers bereiken, waar ze ook zijn.” In het moderne arsenaal van communicatiemiddelen kan hij daarom niet meer ontbreken: de medewerkerapp. Bij Plek weten we dat een goede app echt van toegevoegde waarde moet zijn voor de medewerkers zelf. Medewerkers installeren de app op hun eigen telefoon en checken de app in hun vrije tijd: op weg naar het werk, tussen de middag of ’s avonds op de bank. Wij geloven daarom in apps die aansluiten op hoe mensen samenwerken en informatie met elkaar delen.

We werken veel voor organisaties met medewerkers die niet de hele dag achter een beeldscherm zitten. Denk aan organisaties in de zorg, kinderopvang, catering, bouw of industrie. Voor deze “non-desk medewerkers” is de app vaak de enige manier om op de hoogte te blijven van wat er binnen de organisatie speelt, zeker nu in tijden van corona fysieke bijeenkomsten of spontane ontmoetingen bij het koffieapparaat even niet mogelijk zijn.

Duidelijke behoefte

Bij Ambulance Amsterdam kwam Plek in de plaats van een traditioneel intranet en een nieuwsbrief. De app was nieuw, maar werd vrijwel meteen door de medewerkers omarmd. Vijf weken na introductie had 60% van de medewerkers de app ook daadwerkelijk gedownload. De app bleek een schot in de roos, zowel voor de afdeling communicatie, maar vooral voor de medewerkers zelf.

"Wij hebben 500 collega’s op de rijdende dienst. Die zitten niet elke dag achter de computer. In ieder geval niet tijdens werktijd. We zochten naar een manier om hen van informatie te kunnen voorzien.Met de app krijgt iedereen nu informatie op de eigen mobiele telefoon. Je hoeft niet meer op de ambulance post in te loggen op een computer. Nu heeft iedereen onderweg toegang tot al onze informatie."

Communicatie adviseur Inge Meijer, Ambulance Amsterdam

Ook bij Sinne, een kinderopvang organisatie in Leeuwarden met 425 medewerkers, verdeeld over 31 locaties lag er een duidelijke behoefte. Annemarie Wiersma, Marketing & Communicatie adviseur: “Deze zomer bestaat ons intranet “Sintraal” al weer vier jaar. We maken sinds het begin ook gebruik van de app. Daarvoor hadden we een klassieke nieuwsbrief. Die werd naar het privé email adres gestuurd. Het was heel erg éénrichtingsverkeer en daar wilden we vanaf. We wilden meer betrokkenheid en meer connectie met de medewerkers en tussen de medewerkers.”

Bij Appèl Catering had “Greet” - het social intranet met de bijbehorende mobiele app - al een plek veroverd in de routine van veel medewerkers op de verschillende cateringlocaties en het hoofdkantoor. Voornamelijk om leuk nieuws en inspirerende zaken met elkaar te delen. Dat veranderde door de Corona crisis.

"Corona heeft uiteraard een enorme impact gehad op onze organisatie en onze mensen. Van de één op de andere dag zat een groot deel ineens thuis door sluiting van de bedrijfsrestaurants en schoolkantines. Greet werd voor onze mensen het noodzakelijke platform om informatie op te halen. Door Greet konden we heel goed inspelen op die informatie behoefte, met video boodschappen en een corona-informatiepagina bijvoorbeeld."

HR adviseur Tedje Koesen, Appèl

Relevant en sociaal

Naast het feit dat de app er voor zorgt dat centrale, top-down informatie nu veel makkelijker bij de medewerkers komt, zorgt de Plek app er ook voor dat informatie meer op de medewerkers zelf is toegesneden. De groepen vormen de kern van de app. Zo kunnen mensen binnen een team of project met elkaar samenwerken of informatie delen in een thema groep. Inge Meijer: “Ambulance Amsterdam werkt in drie verschillende regio’s, die alle drie naast de gezamenlijke thema’s, ook eigen onderwerpen hebben. Op ons oude intranet stond alles op één tijdlijn door elkaar. Plek werkt met groepen en kanalen waar mensen zich voor kunnen aanmelden. Zo krijgt iedereen de informatie die voor hem of haar relevant is.”

Medewerkerapp

Het sociale aspect was voor voor Ambulance Amsterdam ook erg belangrijk. Het feit dat mensen zelf berichten kunnen plaatsen en kunnen reageren op berichten, maar ook dat ze elkaar makkelijk kunnen vinden. Inge: “Onze locaties in Amsterdam-Amstelland, Kennemerland en Zaanstreek-Waterland liggen relatief ver uit elkaar, maar we zijn wel elkaars collega’s. We zijn één organisatie. Met de Plek app is er meer interactie en weten we wat er reilt en zeilt. Het smoelenboek is daar heel goed voor. Nu kunnen we met iedere collega, waar die ook zit, in contact komen. Voorheen hadden we dat overzicht niet.”

Wat levert dit op in de dagelijkse praktijk? In ieder geval meer interactie en verbondenheid. “Van de week was er een collega die met pensioen ging op de meldkamer. In het kanaal “Over ons” plaatsen we dan een berichtje. Daar kwamen veel reacties op uit de hele organisatie. Voorheen hadden we die mogelijkheid niet. Dan was die collega gewoon weggegaan. Zeker in deze tijd waarin je geen fysiek afscheid kunt hebben zijn dat soort reacties heel erg leuk”.

Dat je via een mobiele app een echt gevoel van verbondheid kunt creeëren is ook de ervaring van Appèl, juist in tijden van spanning en crisis. HR medewerker Madelon Vos; “We hebben 600 werklocaties door het hele land. Nadat vele locaties noodgedwongen tijdelijk moesten sluiten vanwege Corona kwam men thuis te zitten. Men voelde zich redelijk geisoleerd. Via Greet konden mensen toenadering zoeken en elkaar een hart onder de riem steken. Dat zag je aan berichten die mensen plaatsten en de reacties daarop. Er was ruimte voor het uiten van stress en zorgen, maar vooral ook met elkaar meeleven. Daar hebben we met ons communicatieplatform Greet wel een podium voor geboden en dat voelde heel hecht.”

Kennisdeling

Met de introductie van de app komt het delen van kennis ook veel meer op de voorgrond bij Ambulance Amsterdam. Inge: “Ons kanaal over interessante scholingen slaat goed aan. We delen daar webinars en online trainingen, ook van andere ambulancediensten en andere organisaties. Vóór we de app introduceerde was het niet mogelijk om op deze manier en op deze schaal kennis met elkaar te delen.”

Ook Sinne ziet dat er via de app spontaan veel informatie wordt gedeeld. De slogan “Sinne speelt mee”, krijgt op deze manier ook via de app betekenis. Annemarie: “Bij Sinne willen we voorop lopen en willen we graag een rol spelen bij nieuwe ontwikkelingen zoals de vorming van integrale kind centra samen met scholen. Die houding trekt onze medewerkers ook aan”. Hoe zie je dat terug in de app? Annemarie: “Het delen van kennis en inspiratie gaat heel goed. Via de Groep “Inspiratie” wordt van alles en nog wat gedeeld. Collega’s die meer in de pedagogische hoek zitten delen graag artikelen en inzichten, maar er is ook volop plek voor tips over uitjes, speelgoed en creatieve activiteiten.” Dit soort zaken delen via de app scheelt ook veel ge-mail binnen de organisatie.

"Via de Groep “Vraag maar raak” brengen we vraag en aanbod bij elkaar. Het is een soort mini marktplaats waar locaties spullen kunnen vinden die een andere locatie overheeft. Voorheen deden we dat nog wel eens via de mail, met alle gevolgen van dien."

Marketing & Communicatie adviseur Annemarie Wiersma, Sinne

Gebruikersvriendelijk

Ambulance Amsterdam heeft de introductie van het nieuwe sociaal intranet en de medewerkerapp goed voorbereid. Inge: “We hebben een wensenlijst opgesteld en daarbij collega’s uit alle geledingen van de organisatie betrokken: ICT, security, teammanagers maar vooral ook de verpleegkundigen en de chauffeurs. Uiteindelijk kwam het erop neer dat in bijna ieder team iemand zat die er iets meer vanaf wist. Die collega’s konden op de dag van introductie meer vertellen en ook het gebruik van de app aanjagen.” Gevraagd naar de keuze voor Plek hoeft Inge niet lang na te denken. “De gebruikersvriendelijkheid gaf de doorslag. De app moest in het gebruik net zo simpel zijn als Facebook of Instagram. We hebben liever dat onze collega’s een reanimatie training volgen in plaats van een intranet training.”

Ook bij Sinne gaf gebruikersvriendelijkheid de doorslag. “Wat ons aantrok in Plek was dat het heel laagdrempelig is. Het is zo makkelijk dat iedereen het kan gebruiken. Daarnaast wilden we ook heel veel mogelijkheden. Die combi was voor ons heel belangrijk en dat vonden we bij Plek.”

Bij de introductie van de app koos Sinne voor een gefaseerde aanpak. We hebben ons eerst geconcentreerd op de kanalen om de nieuwsvoorziening goed te krijgen. Later hebben we alle organisatie documenten toegevoegd. Dat is juist voor de locaties heel belangrijk. Als de GGD komt inspecteren, moeten medewerkers meteen het juiste document kunnen vinden.”

Medewerkerapp

Centrale plek

Zowel bij Ambulance Amsterdam als bij Sinne en Appèl is de app nu het hoofd communicatiekanaal. Ambulance Amsterdam ziet dat de app snel een centrale plek heeft veroverd. Inge Meijer, “De algemene berichten komen vanuit communciatie. Maar we worden ook echt gevoed vanuit de organisatie. We moeten soms wat aanjagen, maar mensen reageren goed op vragen en berichten die worden geplaatst. Ook maken ze zelf groepen aan en een bericht is zo geplaatst. Vijf weken na introductie hadden we al 30 groepen en 600 berichten”.

Bij Appèl denken ze na over de volgende stap. Tedje Koesen, “Nu we weer meer vooruit durven te kijken en op meerdere locaties open mogen, zijn onze mensen weer gericht op de werkzaamheden op locatie en minder gretig op zoek naar informatie op Greet. Toch willen we onze mensen blijven betrekken en activeren, zodat een bezoekje aan Greet meer routine wordt. We hebben er al voor gezorgd dat alle belangrijke documenten op Greet staan. Ook wordt steeds meer noodzakelijke informatie over projecten en acties, die voorheen via de e-mail werden verspreid, nu nog enkel op Greet geplaatst. Het gebruik is hoog en dat willen we zo houden.”

Na vier jaar is de app niet meer weg te denken uit de werkdag van de Sinne medewerkers. Annemarie Wiersma: “We hebben geen nieuwsbrief meer of andere zaken. Email gebruiken we inmiddels alleen nog voor 1 op 1 communicatie en als je een groep wilt benaderen dan doe je dat via Sintraal. We weten ook dat collega’s vaak even in de pauze de app benaderen of op een ander moment dat het ze goed uitkomt. Bijvoorbeeld ’s avonds rustig op de bank dat bericht lezen dat net iets te lang was om in de pauze te lezen!”