Robert-Jan op 28 juli 2022

Op één lijn in je organisatie: van een abstract plaatje naar een concreet proces

Het maakt niet uit hoe groot je bedrijf is: werken op één lijn biedt allerlei voordelen. Wel is het zo, dat het voor grotere ondernemingen vaak moeilijker is om dit doel te bereiken. En dat is jammer. Uiteindelijk mis je zonder een goed uitgelijnde organisatie namelijk allerlei kansen.

De verantwoordelijkheid voor een goed afgestemde organisatie ligt vooral bij het management en de afdelingen HR en Interne Communicatie. Een optimale afstemming vormt de basis voor een gezonde organisatie , die weer cruciaal is voor je groeimogelijkheden. Die gezondheid is afhankelijk van, maar ook bepalend voor, de betrokkenheid van je klanten, medewerkers en andere stakeholders. Er is een bewezen, direct verband tussen een optimale organisationele gezondheid en de prestaties van een bedrijf. De inkomsten van goed afgestemde ondernemingen groeien gemiddeld 58% sneller dan die van slecht afgestemde bedrijven. Goed afgestemde bedrijven zijn gemiddeld dan ook 72% winstgevender . Bovendien geeft afstemming een boost aan de betrokkenheid, loyaliteit en de productiviteit van je medewerkers.

Wat is organisationele afstemming?

Organisationele afstemming wordt wel gedefinieerd als “het proces waarbij visies en strategieën worden geïmplementeerd met als doel dat ieder lid van een organisatie – van medewerkers in startersfuncties tot het seniormanagement – een gedeelde visie en doelstelling heeft voor het succes van de organisatie.”

In de praktijk worstelen veel bedrijven met het afstemmen van hun organisatie. Uit onderzoek blijkt zelfs dat wel 63% van de werknemers geen goed begrip heeft van de visie van hun bedrijf. Om daar nog een schepje bovenop te doen: slechts 28% van het midden- en het hogere kader met de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de bedrijfsstrategie, kan drie strategische speerpunten van hun organisatie noemen. Het mag duidelijk zijn dat de strategie, cultuur en doelen niet effectief worden gecommuniceerd. In bedrijven met veel personeel kan het met name slecht gesteld zijn met de afstemming in de organisatie.

Organisationele afstemming is een belangrijke doelstelling. Met de hedendaagse technologie kan dat doel ook worden bereikt, zolang bedrijven rekening houden met een drietal zaken:

  1. Het is geen project, maar een proces.
  2. Je moet zorgen voor een geïntegreerde werknemerservaring.
  3. Inzichten en besluitvorming moeten gebaseerd zijn op feiten.

Organisational Alignment

Organisationele afstemming: geen project, maar een proces

Een belangrijke reden waarom veel bedrijven er niet in slagen om de organisatie af te stemmen, is omdat afstemming wordt gezien als een eenmalig project, in plaats van een doorlopend proces. Gezien de veranderende omstandigheden en dynamiek van de organisatie, moet afstemming voortdurend worden bijgesteld. De Harvard Business Review , zegt het zo: “Om strategische afstemming te behouden, moeten de medewerkers, cultuur, structuur en processen van een bedrijf meebewegen en veranderen met de veranderende strategie.”

Door afstemming als een project te zien, worden de complexiteit en dynamiek van een organisatie, en de manier waarop mensen iedere dag informatie verwerken, serieus onderschat. Contexten en waarnemingen veranderen voortdurend, terwijl aannames elke dag worden getoetst, vooral in contact met andere mensen. Organisationele afstemming is dan ook afhankelijk van de verschillende interpretaties van informatie en de verschillende mate van inzicht binnen een bedrijf in de algehele strategie van de organisatie. Stel je even een afbeelding met het getal zes voor. Of is het een negen? Dat hangt dus helemaal af van je perspectief.

Dus in plaats van organisatorische afstemming te zien als een eenmalig communicatie- of managementproject waarbij werknemers bewust worden gemaakt van de huidige strategie en cultuur, is het veel zinvoller en effectiever om het te zien als een doorlopend proces: een proces dat rekening houdt met veranderende perspectieven en op een meer continue basis individuele werknemers ondersteunt en voedt met content en informatie die voor hen relevant is en inspeelt op hun behoeften, veronderstellingen en verwachtingen.

Met de hedendaagse technologie hoeven we organisationele afstemming niet aan te pakken als een eenmalig, top-down, door deskundigen/ modellen gestuurd project. In plaats daarvan kunnen we het benaderen als een op data gebaseerd, geïndividualiseerd, doorlopend proces. Zo is het met slimme conversatietechnologie mogelijk om een geïndividualiseerd en geleidelijk steeds dieper gesprek op schaal te voeren. Alle gespreksgegevens worden in seconden op een waardevrije manier verzameld om op feiten gebaseerde persona's van medewerkers te creëren. Elke persona is een op feiten gebaseerd profiel van een groep werknemers met vergelijkbare behoeften, inzichten en verwachtingen. En daarmee kunnen het management en de afdelingen HR en Interne Communicatie een duidelijk beeld krijgen van de mensen achter de data, en relevante boodschappen opstellen die inspelen op wat feitelijk relevant is voor de organisatie.

Geïntegreerde werknemerservaring

Werknemers klagen nogal eens over alle apps, middelen, sheets en andere toepassingen waarmee ze moeten werken. Het kan zo overweldigend worden, dat ze door de bomen het bos niet meer zien. Het is dus best begrijpelijk – misschien zelfs logisch – dat ze zich op een bepaald moment terugtrekken en enkel focussen op hun eigen taken. Om te voorkomen dat een slechte afstemming zijn weerslag krijgt op de organisationele gezondheid op de lange termijn, is het belangrijk dat alle medewerkers (in alle lagen) toegang hebben tot één geïntegreerde werkplek waar alles bijeenkomt. Een plek waar gedeelde organisatie-informatie een sterk kader biedt voor individueel en teamwerk, en waar beide in een collectieve context kunnen plaatsvinden.

Je medewerkers functioneren veel beter als ze kunnen werken vanaf een centrale, geïntegreerde plek die hen verbindt en betrekt. Een werkplek die hen mogelijkheden biedt, zoals het moeiteloos verzenden, ontvangen en zoeken naar belangrijke informatie (zowel top-down als bottom-up), het delen van kennis, samenwerken en werken met de tools die voor hen het belangrijkst zijn. Tegelijkertijd kunnen ze met zo’n centrale werkplek feedback geven en ontvangen, en hun behoeften, inzichten en verwachtingen delen.

Op data gebaseerde inzichten en besluitvorming

Wanneer je als organisatie eenmaal hebt besloten om een centraal platform te gebruiken, zijn er meer voordelen te behalen die de organisationele afstemming verder verbeteren. "Data uit het centrale platform helpen de afstemming verder te finetunen.". Zo wordt het makkelijker voor een bedrijf om informatie te verzamelen over belangrijke succesfactoren zoals kennisdeling, samenwerking en betrokkenheid. Om even terug te gaan naar de bovengenoemde persona's; daarmee wordt het voor het management en de afdelingen HR en Interne Communicatie mogelijk om op data gebaseerde beslissingen te maken, met relevante content en boodschappen.

Maar met analytics is nog meer mogelijk. Met smart analytics berekent het gecentraliseerde platform op een onbevooroordeelde, op feiten gebaseerde manier, wat de belangrijkste speerpunten zijn voor je afdelingen en teams om verbetering door te voeren en vooruitgang te boeken. Moderne technologie maakt datagedreven en op data gebaseerde besluitvorming mogelijk, zodat je niet in de valkuil van bevooroordeelde meningen en anekdotisch bewijs trapt en werkt aan wat je organisatie het meest nodig heeft.

Zo helpt Plek met het aanscherpen van je organisationele afstemming

Plek is een geïntegreerd communicatieplatform waarmee organisaties beter en sneller kunnen afstemmen. Neem vandaag nog contact op om te bespreken hoe Plek ervoor kan zorgen dat alle neuzen in je organisatie dezelfde kant opstaan.

Robert-Jan

Solution Advisor Engagement
Robert Jan is binnen Plek inhoudelijk verantwoordelijk voor engagement oplossingen waar onze klanten mee werken. Hij heeft meer dan 20 jaar ervaring in dit vakgbebied waarbij hij werkt op het snijvlak van medewerkerbetrokkenheid, verandermanagement & strategie activering en statistiek, meetoplossingen & data-analyse. Robert Jan is er van overtuigd dat de volgende stap in organisatie-ontwikkeling en betrokkenheid wordt versneld door technologie die de medewerker centraal stelt en op basis van data-analyse slim weet aan te sluiten bij feitelijke (individuele) behoeften en verwachtingen. Hij is afgestudeerd aan de Vrije Universiteit en heeft verscheidene (post-doctorale) vervolg-opleidingen gevolgd.