Jesper op 04 maart 2022

Koppel Plek met meer dan 750 apps via Zapier

Wist je dat het mogelijk is om zonder technische kennis, Plek te koppelen met meer dan 750 andere applicaties? Dat kan simpel via Zapier. In deze blog laten we zien hoe het werkt en wat het grote voordeel ervan voor jouw organisaties of afdeling kan zijn.

Over Zapier

Zapier is een online tool waarmee je zonder programmeerkennis integraties maakt met de systemen die je in je huidige werk vaak gebruikt. Hierbij kun je denken aan social media of CRM. Met Zapier bespaar je tijd en het grote voordeel is dat je herhalende taken simpelweg kan automatiseren.

Een paar voorbeelden op een rij

Heb je een gave campagne op social media gelanceerd en wil jij je collega’s hiervan op de hoogte stellen? Zapier zorgt dat de LinkedIn post direct in de juiste Plek groep terecht komt. Last minute roosterwijziging? Zapier pusht het nieuwe rooster automatisch door naar de Plek roostergroep. Buitendienst informeren over het weer? Dat kan met de weerapp die via Zapier in Plek terecht komt.

Zapier kan ook een belangrijke rol spelen bij het automatiseren van je CRM of het snel en juist oppakken van klachten in bijvoorbeeld Topdesk. Door nieuwe leads in de juiste lead lijst te uploaden of grote storingstickets automatisch onder de aandacht te brengen bij klantteams.

Mocht je als lezer al veel van dit onderwerp afweten, scroll dan ook even naar onder. Verderop in dit artikel laten we namelijk zien hoe een aantal van bovenstaande workflows bij ons zijn ingericht.

Plek in Zapier store

Hoe het werkt

Als je Plek wil koppelen via Zapier, dan heb je een Zapier account nodig. Het aanmaken van een account is gratis, dus je kunt makkelijk aan de gang om het te proberen. De kosten daarvan zijn afhankelijk van hoe vaak de koppeling per maand gebruikt gaat worden. Hou je het gebruik laag, dan betaal je niets. Is de koppeling een succes en wordt die vaker gebruikt, dan zijn er kosten aan verbonden. Heb je eenmaal een account, dan kun je zaps aan gaan maken. Zaps zijn koppelingen die je configureert tussen verschillende applicaties. Als eerste zoek je de applicatie waar je mee wil koppelen. Daarna ga je kiezen welke data je wanneer en waar wil laten zien.

Een voorbeeld: Stel je wil een nieuw aangemaakte kans in jullie CRM automatisch in Plek delen met het hele salesteam. Je maakt een nieuwe ZAP aan en zoekt jullie CRM op, in dit voorbeeld PipeDrive. Daar selecteer je de juiste ‘trigger’, in dit geval: er is een nieuwe kans aangemaakt.

Pipedrive en Plek

Vervolgens word je gevraagd je Zapier account te koppelen aan je CRM-account. Daarna wordt het leuk, want nu kun je de actie gaan configureren. Eerst selecteer je de applicatie waar de aankondiging moet komen (in dit geval is dat dus Plek) en de actie die je uit wil voeren. Op dit moment ondersteunen we de acties

  • Een bericht plaatsen
  • Een chatbericht aanmaken
  • Een pagina maken

Pipedrive en Plek trigger

Vervolgens kun je de actie verder configureren. Eerst kies je de groep, daarna vul je het bericht. Daarbij kun je tekst typen, en natuurlijk velden uit Pipedrive gebruiken, bijvoorbeeld de naam van de potentiële nieuwe klant.

Pipedrive groep

Hierna is het een kwestie van opslaan en activeren. Vanaf nu wordt voor elke nieuwe kans een berichtje naar Plek gestuurd. Zo blijft iedereen automatisch op de hoogte.

Complexere zaps door het gebruik van filters

Bovenstaand voorbeeld is vrij simpel, maar je kunt je workflow complexer maken. Zo kan een zap uit meerdere stappen bestaan of je kunt filters gebruiken. Voorbeelden die wij gebruiken zijn onder andere:

  • Iemand laat zijn naam achter op onze website met het verzoek om een online demo te krijgen. Ons klantteam krijgt dan direct een pushberichtje binnen onze eigen Plek omgeving.

  • Als de status van een kans verandert naar ‘gewonnen’, krijgt heel de organisatie een melding binnen Plek. Zo delen we successen ook buiten het klantteam.

  • Wanneer de status van een nieuwe klant naar ‘live’ gaat, wordt dat automatisch gevierd met het hele team, via een leuk, enthousiast berichtje. In dezelfde zap wordt in een aparte stap onze financiële administratie gevraagd of de facturatie wel is ingericht.

  • Aan het begin van de week, krijgt ons hele klantteam een samenvatting van de activiteit op de helpdesk van de afgelopen week. Hoeveel tickets staan er nog open? Wat was onze gemiddelde reactietijd? Hoeveel tickets hebben we binnen 1 dag opgelost? Staan er nog probleemtickets open, en zo ja, hoeveel?

  • Wanneer bij een van onze klanten een SSL certificaat dreigt te verlopen, verstuurt onze monitoring een pushberichtje naar ons klantteam. Zij kunnen tijdig de klant informeren dat zij hun certificaat dienen te verlengen.

Zie jij integratie mogelijkheden voor jullie bestaande Plek zitten of wil je meer weten over onze nieuwste integraties? Lees meer op onze integratie pagina of vindt ons direct in de Zapier store. Andere vragen? Neem direct contact op met één van onze consultants voor meer informatie.