Rik op 07 May 2020

Samen naar de anderhalvemeterorganisatie: 5 communicatietips

Premier Rutte presenteerde gisteravond zijn routekaart voor het versoepelen van de coronamaatregelen. Sector voor sector kunnen bedrijven en organisaties aan de slag met de inrichting van werk in de anderhalvemetersamenleving. Alle antwoorden hebben wij helaas niet voor jullie, maar we hebben wel ideeën over hoe je in organisaties samen tot goede oplossingen komt.

1. Wees open

Wat voor de BV Nederland geldt, geldt ook voor elk bedrijf en elke organisatie: we kunnen alleen samen tot goede oplossingen komen. Geen wonder dat in Nederland de lockdown er heel anders uitzag dan in zuidelijke landen. Wij nemen onze eigen verantwoordelijkheid en willen als volwassen mensen worden aangesproken. Wees daarom open over wat je van je medewerkers verwacht - en wat ze te wachten staat, ook al is dat nog even slecht nieuws voor jouw sector. 

Rutte zei het al: je kunt niet alles centraal organiseren. Geef medewerkers daarom zoveel mogelijk inspraak op belangrijke besluitvorming en de invulling van nieuwe regelgeving. Niet alleen voor draagvlak en betrokkenheid, maar ook omdat je dan tot betere besluiten en een effectievere uitvoering komt.

2. Structureer ideeëngeneratie

Een open vraag om input werkt meestal niet zo goed. Vaak komt er dan weinig respons; of anders komen er allerlei onsamenhangende ideeën uit. Het is beter om concrete vraagstukken te definiëren waaronder mensen hun ideeën kunnen indienen. Bijvoorbeeld: ‘hoe gaan we met klanten om?’ of ‘welke beschermingsmiddelen hebben we wanneer nodig?’ Het is ook een goed idee om een template te maken voor de inzendingen, met standaard vragen als: ‘voor wie is dit relevant?’ of ‘op welke richtlijn heeft dit betrekking?’  construction Stel voor elk vraagstuk één of meerdere eigenaren aan die vragen beantwoorden en  inzendingen beoordelen en groeperen. Publiceer alle inzendingen en laat medewerkers ze bediscussiëren en waarderen. Wees vervolgens heel duidelijk welke ideeën je wel en niet gaat uitvoeren en waarom.

3. Leg goed vast

Hoe je ook tot je besluiten komt, het is natuurlijk van het grootste belang dat iedereen weet wat de nieuwe regels en afspraken zijn. Leg ze goed uit in begrijpelijke taal, liefst ondersteund door plaatjes en infographics. Misschien kun je een instructievideo maken voor meer visueel ingestelde mensen (en jongeren!). Bedenk wel dat deze informatie waarschijnlijk geregeld geactualiseerd gaat worden door nieuwe regelgeving en inzichten. 

4. Maak informatie beschikbaar

Dan komt natuurlijk de vraag: hoe ga je al je verschillende groepen medewerkers bereiken? Via intranet, push notificaties op hun telefoons, met posters, narrowcasting, flyers? Hebben jullie een KAM-systeem (Kwaliteit, Arbeid en Milieu) waar de nieuwe regels in vastgelegd moeten worden? Is het nodig een trainingsprogramma op te zetten? Wordt dit onderdeel van je onboarding?

En hoe zorg je ervoor dat iedereen altijd de meest up-to-date versie tot zijn beschikking heeft? Een flyer of uitgeprint document is al snel verouderd. Dit soort informatie leent zich daarom meer voor makkelijke digitale toegang. 

5. Evalueer samen

De coronacrisis heeft een enorme impact, zowel op bedrijven en organisaties als op individuen. Rutte heeft het over het ‘het nieuwe normaal’ van de anderhalvemetersamenleving, maar niemand weet precies hoe die eruit gaat zien. 

We gaan met zijn allen door een groot experiment, ook binnen organisaties. Evalueer de genomen maatregelen daarom samen. Houd communicatiekanalen open, ook naar management. Vraag daarnaast actief, liefst structureel en op gezette tijden, naar de ervaringen en meningen van medewerkers en pas regels aan waar nodig en mogelijk.

Een anderhalvemeterorganisatie kun je alleen samen vormgeven. Door goed naar elkaar te luisteren, elkaars zorgen serieus te nemen, gebruik te maken van de inventiviteit van iedereen en je er samen doorheen te slaan.