Rik op 09 April 2020

Teamspirit en thuiswerken: onze ervaringen bij Plek

Voor alle organisaties waar (bijna) iedereen nu vanuit huis werkt is het de volgende grote opgave: hoe houd je de teamspirit hoog en de bedrijfscultuur in stand terwijl je niet meer fysiek samenwerkt? Ook bij Plek denken we hier goed over na.

Natuurlijk waren wij ook verrast door de 'coronacrisis'. We hadden net een proefthuiswerkdag gepland toen we werden ingehaald door de ontwikkelingen. De overstap naar thuiswerken ging vrij soepel. Al onze systemen staan in de cloud, zodat we er overal bij kunnen, inclusief het Plek communicatieplatform zelf, waar we zelf natuurlijk volop gebruik van maken. Bovendien werkten een aantal van ons al geregeld vanuit huis en deden we al dagelijkse standups. Maar van het ene op het andere moment iedereen thuiswerken, dat was wel andere koek. Wat zijn onze ervaringen tot nu toe?

Video aan!

Vanaf dag een zijn we overgestapt op videoconferencing - met de camera altijd aan. (Wij gebruiken Google Hangouts Meet, onderdeel van onze Google Suite.) Elkaar kunnen zien is essentieel voor de persoonlijke verbinding, oogcontact en het oppikken van lichaamstaal. Overigens merken we wel dat videoconferencing vermoeiender is dan live meetings. Misschien omdat iedereen altijd vol in beeld is en je daarom nooit denkt te kunnen verslappen. Dat zou ook de reden kunnen zijn dat videoconferences effectiever lijken!

Structureer meetings

We weten het inmiddels allemaal: videoconferencing gaat prima met 4-5 mensen, maar met meer wordt het al snel eenzijdig als je niet oppast. Denk daarom vooraf goed na over de vorm en de tools die je gaat gebruiken. Zo hadden wij laatst een hele goede brainstorm in de online tool Miro.

Ook gespreksleiding is belangrijk. Wij hebben twee keer per week meetings met alle 30 collega's. Het bleek al snel dat er online veel minder vragen kwamen dan voorheen, toen we het nog live deden. Daarom hebben we nu elke week twee verschillende meetings: eentje die wij als management voorbereiden en waarvan we na afloop een verslagje delen op Plek, zodat iedereen daar ook nog vragen kan stellen; en de ander waarvoor we collega's van tevoren uitnodigen bij te dragen. Dat kan zijn met een vraag, iets wat iedereen moet weten, of een succesverhaal. Ze krijgen dan één voor één de beurt, en dat werkt veel beter. Experimenteer en vraag je medewerkers om feedback.

Deel successen en complimenten

Wij hadden altijd al een cultuur waarin we veel deelden over ons werk, in nieuwskanalen en team-, project- en themagroepen op onze eigen Plek. Dat is nu alleen maar meer geworden. En eigenlijk vanzelf is de interactie daarop nog groter geworden dan voorheen. Via de chat geven we elkaar complimenten als dingen goed gaan en leven we met elkaar mee als het even tegenzit. De Giphy functie en emoji's in Plek zijn daarbij erg belangrijk.

De chat ontplofte haast toen recentelijk de deal met het Amsterdam Universitair Medisch Centrum rond kwam. We gaan Plek daar nu uitrollen voor alle 17.000 medewerkers, en dat in deze tijd waarin ze zulk belangrijk werk doen. De trots werd door het hele team gedeeld.

Maak tijd voor persoonlijke gesprekken

Bij gebrek aan de gezamenlijke lunch en praatjes tussendoor is het belangrijk actief tijd te maken voor persoonlijke gesprekjes. Wij hebben de frequentie van 1-op-1 gesprekken van managers met individuele teamleden opgevoerd naar een keer per week. We vragen dan altijd naar gemoedstoestand, eventuele problemen met het thuiswerken en zorgen die mensen misschien hebben. Maar we beginnen bewust ook elke dagstart en veel andere meetings met koetjes en kalfjes.

Experimenteer!

Natuurlijk hebben wij ook online teamborrels met gekke thema's, waarbij iedereen zich uitdost of met zijn huisdier verschijnt. Het werkt om de sfeer er in te houden. We posten in de eerste week ook foto's van onze thuiswerkplekken en vragen iedereen nu om de voordelen van thuiswerken te delen. Bij mijzelf zijn dat bijvoorbeeld de gitaarimprovisaties vanachter de slaapkamerdeur van mijn tienerzoon, die mij begeleiden bij mijn werk. Of zoals bij één van onze collega's het prachtige uitzicht vanaf haar woonboot! boat_life Ook dringen we er bij collega's op aan overdag lekker een uur een frisse neus te gaan halen en bereiden we nu een online pubquiz voor. Voor zieken maken we een compilatitie van selfie video's, voor jarigen eentje van simultaan videozingen. Deze nieuwe situatie maakt vindingrijk.

Natuurlijk hebben wij een jong, innovatief en digitaal-vaardig team. Dat is ons vak. Maar als je mensen stimuleert om zelf met initiatieven te komen, open staat voor experimenten en die steeds samen snel evalueert, dan kan elke organiatie deze thuiswerktijd overleven met de teamspirit intact.

Succes! Rik van Plek