1. Cases
  2. New Energy Systems

New Energy Systems

New Energy Systems maakte de afgelopen jaren een spectaculaire groei door. Het Limburgse installatiebedrijf voor duurzame energiesystemen kwam hiermee afgelopen zomer zelfs in de Top 250 Groeibedrijven. Dat groei ook andere eisen stelt aan de communicatie binnen je bedrijf spreekt voor zich. Plek bood hiervoor bij New Energy Systems de oplossing.

Van WhatsApp naar Plek

  • Groei stelt andere eisen aan je communicatie
  • Werk- en veiligheidsinstructies op één platform
  • Meer en gerichter communiceren in groepen en 1-op-1 chat

New Energy Systems maakte de afgelopen jaren een spectaculaire groei door. Het Limburgse installatiebedrijf voor duurzame energiesystemen kwam hiermee afgelopen zomer zelfs in de Top 250 Groeibedrijven. Uit onderzoek van het Erasmus Centre for Entrepreneurship blijkt dat bedrijven in de Top 250 niet alleen vooruitstrevend zijn in het ontwikkelen van nieuwe oplossingen, maar ook in staat zijn de groei van de organisatie in goede banen te leiden. Dat groei ook andere eisen stelt aan de communicatie binnen je bedrijf spreekt voor zich. Plek bood hiervoor bij New Energy Systems de oplossing (foto: New Energy Systems)

Medewerker Marketing & Communicatie Monique Smeets herinnert zich nog goed hoe het was toen zij bijna zeven jaar geleden bij het bedrijf begon. “We waren toen met zo’n 25 mensen. De lijntjes waren kort en je liep makkelijk bij elkaar binnen om iets te vragen. Het informatiebord in de hal was ons belangrijkste interne communicatiemiddel”. Inmiddels is het personeelsbestand bijna verviervoudigd: “Er onstonden meer afdelingen binnen het bedrijf, de communicatie werd minder direct en op een gegeven moment kijkt bij lange na niet iedereen meer op het bord! Zo onstonden in de groei-jaren ook meer WhatsApp-groepen binnen afdelingen en teams.”

Praktische problemen

Hoewel in eerste instantie handig en laagdrempelig, leverde het gebruik van WhatsApp in de groeiende organisatie al snel de nodige problemen op. Monique noemt een praktisch voorbeeld: “Onze monteurs werken door het hele land en zijn heel vroeg al op pad. Als iemand dan per ongeluk het alarm liet afgaan, moest hij zich melden via de aparte WhatsApp-groep. Met als gevolg dat je als lid van die appgroep soms al om 6 uur ’s ochtends een berichtje krijgt. Dat is natuurlijk niet altijd even leuk!”

Een andere belangrijke reden om naar een intranet over te stappen was dat er geen platform was om bijvoorbeeld ook veiligheidsvoorschriften en werkinstructies te delen. Monique: “We hebben kwaliteit hoog in het vaandel staan en dat gaat hand in hand met veiligheid. Dat staat bij ons echt bovenaan.

Met zoveel monteurs is het niet handig om iedereen individueel een flink dossier aan documenten mee te geven. Het intranet biedt nu digitaal de mogelijkheid voor iedereen om bepaalde werkinstructies en veiligheidsvoorschriften in te zien. Hier kunnen we ook handig versiebeheer op toepassen plús het is ook nog een stuk duurzamer dan alles op papier verstrekken”.

WhatsApp groepen opheffen

“We hadden een ander platform nodig en zo kwamen we bij Plek terecht. We hebben in april van dit jaar Plek uitgerold en al snel besloten om het informatiebord niet meer te gebruiken en ook alle WhatsApp-groepen op te heffen. Alle belangrijke informatie staat nu op het intranet. Iedereen kan daar alle benodigdheden terugvinden. Iedereen heeft een mobiele telefoon, dus ze kunnen alles inzien, ook als ze onderweg zijn.”

En wat vinden de medewerkers er tot nu toe van? “Men moest er even aan wennen, maar op kantoor heeft iedereen het intranet standaard als startpagina open staan. Monteurs werken alleen met hun telefoons, dus daar geven we belangrijke berichten extra aandacht via pushberichten.”

Meer communicatie

New Energy Systems is heel tevreden met zijn eerste intranet. “Het begint steeds meer te leven en het gebruik begint goed op gang te komen. Natuurlijk zijn er aandachtspunten. We proberen de chatfunctie via Plek zo veel mogelijk te stimuleren voor interne 1-op-1 communicatie. Ik gebruik het zelf veel omdat ik op kantoor achter de computer zit en ik Plek de hele dag open heb staan.” Over de monteurs maakt Monique zich geen zorgen. “Het zijn vaak jonge jongens. Een generatie die makkelijk omgaat met mobiele telefoons en voor wie apps en chat geen onbekend terrein zijn.”

Wat levert het tot nu toe op? Monique: “We communiceren eigenlijk nog meer dan voorheen. Dat hadden we vooraf niet gedacht! Via Plek gaat het sneller, korter en makkelijker. Op dit moment ben ik vooral degene die plaatst, maar afdelingsmanagers gaan steeds meer meedenken en komen met suggesties voor berichten.”

Tot slot, hoe is het om nu te werken bij een bedrijf dat zo is gegroeid? Monique: “Ondanks de groei zijn we nog steeds een heel hecht team; iedereen kan met elkaar door één deur. Veiligheid en kwaliteit staan echt op nummer 1 en iedereen binnen de organisatie spreekt dat ook uit. Van monteur tot manager. Met ons nieuwe intranet staat onderlinge verbinding nog meer centraal.”