1. Cases
  2. Zaans Medisch Centrum

Zaans Medisch Centrum

‘Je mist als organisatie echt de verbinding tussen collega’s als je onboarding en het intranet als twee losse onderdelen ziet.’ Dat was de belangrijkste boodschap van Pauline van Brederode, communicatie adviseur bij het Zaans Medisch Centrum, afgelopen dinsdag 28 september bij het praktijkcongres interne communicatie. Tijdens een kennissessie legde ze uit hoe Plek de verbinding en communicatie binnen hun organisatie sterk verbeterd heeft.

Van zenden naar verbinden

Het grote verschil tussen Plek en het oude intranet was dat het ZMC van ‘informatie zenden’ naar ‘collega’s verbinden’ ging. Voor Pauline en haar collega’s was dit spannend, omdat de grote vraag natuurlijk was of mensen daarvoor open stonden. Daarom heeft Pauline vanaf het begin andere afdelingen en collega’s bij dit project betrokken. ‘We hebben dit platform samen opgebouwd met een aantal ambassadeurs, afkomstig uit de hele organisatie. Zij gaven aan wat ze het liefst zagen in een intranet’, aldus Pauline. Met alle wensen is rekening gehouden, zodat er een platform is ontwikkeld waar de hele organisatie achter staat: InZide. Diezelfde ambassadeurs speelden ook bij de lancering een belangrijke rol, door hun collega’s uitleg te geven over InZide en omdat ze actief reageerden op berichten.

Onboarding als oplossing voor verloop

Het ZMC heeft, net als andere ziekenhuizen, last van de krappe arbeidsmarkt. Landelijk is er een verloop van 40% van het ziekenhuispersoneel binnen het eerste werkjaar. ‘We deden altijd een onboardingdag voor alle nieuwe collega’s, maar die dag was te algemeen. Vandaar dat we nu een onboardingprogramma hebben dat ook gekoppeld is aan onze Plek. Nu kunnen we voor iedereen een op maat gemaakt programma ontwikkelen, en die ook vast aanzetten voor de eerste werkdag begint.’ Door de koppeling aan het algemene intranet weten nieuwe collega’s gelijk waar ze voortaan informatie kunnen vinden en worden ze lid van groepen. In die groepen, maar ook in de 1-op-1 chats, maken ze kennis met andere medewerkers in de organisatie.

Onboarding bij ZMC op telefoon en pc

De medewerker heeft de regie

Het verbinden van nieuwe en bestaande collega’s gebeurt grotendeels via Plek. ‘We zien dat er veel meer laagdrempelig contact is vergeleken met het vorige intranet. Daar stonden vooral mededelingen van het management op, nu plaatsen medewerkers zelf wat ze belangrijk vinden. Bijvoorbeeld waar ze trots op zijn, tips voor collega’s of zelfs een ‘marktplaats’-groep waarin er spullen verkocht en geruild worden. Eigenlijk geven we nu de medewerker de regie over InZide.’ Doordat de onboarding en alle communicatie op hetzelfde intranet plaatsvindt, weet iedereen dat InZide het centrale communicatiekanaal van het ZMC is.

Pauline vindt het nieuwe intranet van het Zaans Medisch Centrum een groot succes. ‘Je ziet aan de statistieken dat InZide goed gebruikt wordt. Eerder lazen mensen vooral maar nu plaatsen ze zelf actief berichten. InZide wordt minder gezien als een ‘werk’ intranet, maar juist meer als een plek waarop je ook gezellig met collega’s kan kletsen.’ Voor het ZMC is de combinatie tussen onboarding en een intranet ideaal. Meer weten over hoe Plek ook voor jouw organisatie de communicatie én onboarding kan verbeteren? Neem dan contact op met Jim via e-mail of kijk op onze zorgpagina.