1. Cases
  2. Zorginstituut Nederland

Zorginstituut Nederland

Plek kwam als geroepen voor Zorginstituut Nederland. Communitymanager Jaimy Ramdin vertelt hoe de organisatie in sneltreinvaart met Plek aan de slag ging.

Plek kwam als geroepen voor Zorginstituut Nederland. Door de coronamaatregelen moesten de ruim 500 medewerkers op stel en sprong vanuit huis gaan werken. Communitymanager Jaimy Ramdin vertelt hoe de organisatie in sneltreinvaart met Plek aan de slag ging. Het verouderde intranet ging overboord en binnen no-time draaide Plek!

Een nieuwe samenwerkplek voor Zorginstituut Nederland

Zorginstituut Nederland adviseert de minister van Volksgezondheid over het basispakket van de zorgverzekering. Dit basispakket moet goede zorg garanderen voor iedereen die in Nederland woont of werkt. De pijlers daarbij zijn betaalbaarheid, kwaliteit en toegankelijkheid. Zorginstituut Nederland bewaakt dit. Bijvoorbeeld door te controleren welke behandelingen en medicatie effectief zijn.

“We waren begin dit jaar al met Plek bezig om het platform in te richten”, vertelt communitymanager Jaimy Ramdin van Zorginstituut Nederland. “Half mei wilden we echt live gaan. Maar door corona kwam dat in een stroomversnelling. Binnen twee weken nadat we allemaal thuis waren gaan werken, hadden we Plek al draaiend voor alle medewerkers.”

Goede voorbereiding, geen half werk

“Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding was een ambassadeurs-sessie”, zegt Jim van Stratum, projectmanager van Plek. “Daarin hebben we een dwarsdoorsnede van de organisatie gevraagd wat de inhoud van het nieuwe intranet zou moeten worden. Bij Plek geloven we erin dat de gebruikers zelf grotendeels de inhoud van het platform bepalen. Natuurlijk zijn er richtlijnen en informatiestromen van bovenaf. Maar het is uiteindelijk de eigen inbreng van de medewerkers die het platform tot een succes maakt. Daarom vragen we ze van tevoren welke soorten informatie en communicatie zij willen zien terugkomen, zowel voor de hele organisatie als voor groepen. Daarbij kun je denken aan een onderverdeling naar rollen, taken of expertise.”

Het noodgedwongen thuiswerken maakte het glashelder dat het intranet van Zorginstituut Nederland verouderd was en op z’n laatste benen liep. Jaimy: “De verantwoordelijkheid voor het plaatsen van nieuwsberichten lag bij het communicatieteam. Medewerkers konden wel reacties plaatsen, maar dat gebeurde nauwelijks.” Er was behoefte aan snellere en betere informatievoorziening. Ook moest het interactieniveau omhoog.

Met Plek kan iedereen zelf snel berichten plaatsen, zonder tussenkomst van het communicatieteam. De Zorginstituut Nederland Plek, bestaat uit zo'n 50 verschillende groepen. "Er zijn groepen voor teams van collega's, maar ook groepen op basis van expertise," zegt Jaimy. Zo wordt het heel eenvoudig om teamoverstijgend samen te werken op basis van interessegebieden, projecten en thema's.

Jim: “Medewerkers kunnen eenvoudig aan de slag – of het nou gaat om samenwerken in groepen waarvan je lid bent, het delen van actuele nieuwsitems met de hele organisatie of kennis over een bepaald vakgebied. De ervaring leert dat dit zorgt voor meer efficiëntie, een grotere mate van eigen regie en uiteindelijk voor meer betrokkenheid en verbinding.”

En juist de betrokkenheid van medewerkers is een thema dat in het coronatijdperk veel organisaties bezighoudt. Thuiswerken, afstand houden en onzekerheid over de komende periode leggen een vergrootglas op onze manier van samenwerken. Plek is veel meer dan een digitale werkplek, benadrukken Jaimy en Jim. “Mensen missen het praatje bij het koffieapparaat”, zegt Jim. Maar het gaat verder. Medewerkers willen erbij horen, ertoe doen. Ze willen in de doelen van de organisatie kunnen geloven. En ze willen kunnen groeien. “Daarom zetten we met Plek stevig in op onboarding, social learning, participatie en community. Allemaal gericht op vergroting van de medewerkerbetrokkenheid. Want dat is voor ons een voorwaarde voor digitale transformatie.”

Betrokkenheid van medewerkers begint al bij binnenkomst. Daarom maakt Zorginstituut Nederland sinds kort gebruik van de programmamanager in Plek. De ‘onboarding’ kan zo met specifieke programma's worden ingericht voor nieuwe medewerkers; dat maakt het proces heel beheersbaar. Voor de nieuwe collega’s biedt dat – ook tijdens corona – een warm welkom én ze zijn vanaf dag één actief op het sociaal intranet.

Een écht sociaal platform

De overstap naar Plek heeft Zorginstituut Nederland volgens Jaimy veel positiefs opgeleverd. “Vooral op het gebied van participatie. Collega’s gingen makkelijk mee in de ontwikkeling. Plek biedt ons de mogelijkheid om gesprekken met elkaar aan te gaan. Het is echt een sociaal platform. Nu kunnen collega’s eenvoudig vragen aan elkaar stellen en artikelen delen die ze relevant vinden voor anderen. Dat heeft ons enorm geholpen.”

De keuze was op Plek gevallen na een aanbestedingsprocedure, legt Jaimy uit. Natuurlijk zijn er de veiligheidseisen van de overheid waaraan het platform moet voldoen. Ook moeten de servers in Nederland draaien. En minstens zo belangrijk: houdt de aanbieder zich aan alle wet- en regelgeving, zoals de AVG, die gaat over de verwerking van persoonsgegevens? Bij Plek stonden alle vinkjes op groen.

Zorginstituut Nederland had natuurlijk ook functionele wensen en eisen: “Het moest een platform zijn waarmee je zonder al te veel uitleg aan de slag kan gaan. Plek ziet er meteen vertrouwd uit. De timeline werkt ongeveer hetzelfde als die van LinkedIn en Facebook. Verder moest de look en feel aansluiten bij onze identiteit.”

Iedereen aan de vlog challenge

Voor de introductie van Plek had Jaimy een ‘vlog challenge’ bedacht. “We wilden bespreekbaar maken dat het plotselinge thuiswerken voor pittige uitdagingen kon zorgen. Veel collega’s moesten dat ook nog combineren met thuisonderwijs aan hun kinderen die niet naar school konden. We begonnen de challenge met een vlog van onze voorzitter van de Raad van Bestuur. Die nodigde op Plek een collega uit om hetzelfde te doen. En zo verder. Zo kwamen ook mensen aan de beurt die meestal een beetje in de luwte blijven.”

De collega’s pakten de vlog challenge heel leuk op. “Iedereen liet zien hoe ze thuiswerkten. Je kreeg een inkijkje in de thuissituatie van je collega’s – zo zag je ook kinderen door het beeld rennen. Daar kregen we heel veel leuke reacties op.”

En nu: MultiPlek! Samenwerken met andere partijen

De komende tijd gaan Jaimy en zijn collega’s de volgende stappen zetten. Want het werken op afstand gaat volgens hem niet meer weg. En de eerste operationele slagen verliepen heel soepel. Een tweede platform voor Zorginstituut Nederland is al in de maak. Dit wordt een omgeving waarop organisaties binnen projectgroepen kunnen samenwerken met externe partijen. Vanwege de veiligheid en de beheersbaarheid is ervoor gekozen om dit een apart platform te laten zijn, legt Jim uit. "Met onze MultiPleks kunnen we twee platformen slim aan elkaar verbinden. Gebruikers krijgen notificaties vanuit het samenwerkplatform binnen het intranet. Zo missen ze niets en kunnen ze eenvoudig overschakelen naar projectgroepen."

Zo helpt Plek Zorginstituut Nederland om op afstand de betrokkenheid en de verbinding te stimuleren en de slagkracht te vergroten!

Plek helpt

Werk je ook in de zorg of bij een overheidsorganisatie? Plek helpt vitale sectoren tijdens de coronacrisis met een veilig online platform waarop ze effectief kunnen communiceren en kunnen samenwerken.

Wil je meer hierover weten? Ga dan naar onze pagina over crisis communicatie: crisiscommunicatie.