Hoe ‘Extra handen voor de zorg’ in no time vraag en aanbod matcht

Profile picture for user Jim
by Jim

Hoe ‘Extra handen voor de zorg’ in no time vraag en aanbod matcht

De krachten bundelen om in korte tijd een crisis het hoofd te bieden. Dat is wat ‘Extra handen voor de zorg’ doet. Door corona hebben zorgorganisaties acuut extra personeel nodig. Nederlanders melden zich massaal aan. Maar hoe breng je vraag en aanbod bij elkaar? RegioPlus tuigde in recordtijd een platform op om samen met een groot aantal andere organisaties te zorgen voor de juiste match.

De coronacrisis heeft in één klap bevestigd dat de zorg een vitale sector is. Zorgorganisaties zaten te springen om extra personeel. Op het moment dat Nederland grotendeels op slot ging, ontstonden er verschillende initiatieven om extra handen voor de zorg te werven. Gepensioneerde zorgmedewerkers en oud-zorgprofessionals, maar ook studenten en docenten van zorgopleidingen wilden graag helpen.

“Een actieve online community is ‘Covid-19 Extra Handen aan het bed’”, vertelt Arjan Huijsmans, manager communicatie & pr van RegioPlus. “Ook vakbonden en beroepsverenigingen hadden al snel acties op touw gezet. Om het effect van al die initiatieven zo groot mogelijk te maken, is het samenwerkingsverband Extrahandenvoordezorg.nl opgezet.” RegioPlus heeft een coördinerende rol.

Alle aanmeldingen bundelen

RegioPlus is de koepel van 14 regionale werkgeversorganisaties in zorg en welzijn. Het platform ‘Extra handen voor de zorg’ is een coalitie van brancheorganisaties, vakbonden, regionale werkgeversorganisaties, beroepsverenigingen, private initiatieven en het ministerie van VWS. ‘Extra handen voor de zorg’ koppelt alle aanmeldingen van zorgmedewerkers aan de vraag van ziekenhuizen, verpleeghuizen en andere organisaties in zorg en welzijn. Arjan: “De vrijwilligersinitiatieven werkten met verschillende databases. Wij hebben die gebundeld, zodat er één centrale database kwam. En we vragen sinds het begin uit bij de zorgorganisaties: waaraan hebben jullie behoefte?”

friemeltjes

De eerste dagen kwamen er al duizenden aanmeldingen binnen van mensen die eerder in de zorg hadden gewerkt. Zij wilden graag helpen om iets te doen aan het dreigend tekort aan personeel. “Onze regionale contactpunten matchen vraag en aanbod”, legt Arjan uit. “We waren altijd al bezig met het doorverwijzen van kandidaten. Die activiteiten hebben we opgeschaald. We hebben er een heel team omheen gebouwd. Mensen die zich hebben aangemeld via Extrahandenvoordezorg.nl bellen we na. We vragen bijvoorbeeld naar hun opleidingsniveau en ervaring. Vervolgens matchen we dat met de vraag van organisaties.”

Een hectische en warrige start

De start was best hectisch, vertelt Arjan. “Normaal kruip je in crisissituaties met elkaar in een war room. Dat kon nu niet. Van het ene op het andere moment werkten we allemaal thuis. In het begin was de communicatie warrig. Er waren nog geen structuren. We gebruikten allerlei kanalen naast elkaar: telefoon, e-mail, eigen systemen en veel WhatsApp. Dat is niet zo handig – je kan wel snel schakelen, maar dan moet je de goede groep hebben. We liepen er tegenaan dat dat heel chaotisch was. Dan ontstaat er ruis en loopt het minder soepel dan je zou willen.”

“We hadden iets nodig om dat te stroomlijnen”, vervolgt hij. “We waren al met een aantal partijen in gesprek over een nieuwe social-intranetomgeving voor ons kennisnet. Plek is er één van. Jim van Stratum van Plek nam weer contact met ons op. Hij bood aan om alle onderlinge communicatie voor “Extra handen voor de zorg” via Plek te laten verlopen. Dan zouden we één centraal platform kunnen gebruiken. We hebben vrij snel besloten dat we het gewoon gingen doen. Toen ging het ook heel snel. Een paar van onze mensen hebben dat samen met Plek ingericht, echt voor dit ene doel. We hebben binnen Plek groepen ingericht, bijvoorbeeld voor directeuren van de regionale werkgeversorganisaties en voor coördinatoren van de regionale contactpunten.”

Friemeltjes

Alle informatie op één plek

Een groot voordeel is volgens Arjan ook dat alle belangrijke informatie op één plek wordt verzameld. “Documenten worden op Plek gedeeld, niet via de mail of de app. Als je iets nodig hebt kun je het daar vinden. We hebben ook veel video-overleg. De verslagen daarvan delen we ook in de Plek-omgeving.”

Nu de eerste hausse voorbij is, kan er worden nagedacht over vervolgstappen, vertelt Arjan. “Maar we zijn nu ook nog volop bezig met de uitvoering van dit project. We hopen natuurlijk dat we langzaam kunnen gaan afbouwen. En dat we teruggaan naar de reguliere zorg. Ook mogen we de gegevens van mensen in het bestand alleen gebruiken voor dit specifieke doel. We zullen zeker nog evalueren hoe alles is verlopen. Maar nu staat al vast dat we heel blij zijn met het aanbod van Plek.”

"Ruim 22.500 mensen hebben tot nu toe bij ‘Extra handen voor de zorg’ aangeboden dat ze willen helpen. In totaal zochten begin mei 383 zorgorganisaties ondersteuning, voor in totaal 4.603 fte. De belteams hebben al meer dan 15.500 mensen uit de database gebeld. Zij hebben 6.646 personen voorgesteld aan zorgwerkgevers."

‘Een mooi initiatief, over grenzen heen’

“Het verbindende karakter van ‘Extra handen voor de zorg’ sprak ons erg aan”, zegt Jim van Stratum van Plek. “Het is een initiatief dat over grenzen van organisaties, sectoren en regio’s heengaat. Dat sluit ook mooi aan bij hoe wij werken. Tijdens de coronacrisis helpen wij waar mogelijk: organisaties in de vitale sectoren kunnen Plek kosteloos gebruiken, juist nu mensen vaker op afstand met elkaar moeten samenwerken en communiceren.”

“Het mooie was dat het platform voor ‘Extra handen in de zorg’ in één dag live stond. Trajecten van deze omvang nemen normaal gesproken zes tot negen weken in beslag. Dat heeft vooral te maken met de agenda’s van mensen in de organisaties waar we aan de slag gaan. Nu hebben we echt een basisplatform opgezet zonder aanvullende technische integraties. Dan blijkt dat het allemaal heel snel en eenvoudig is in te richten.”

Plek helpt

Werk je ook in de zorg of bij een overheidsorganisatie? Plek helpt vitale sectoren tijdens de coronacrisis met een veilig online platform waarop ze effectief kunnen communiceren en kunnen samenwerken. 

Wil je hierover meer weten? Ga dan naar: https://plek.co/nl/plek-voor-crisiscommunicatie