Hoe krijg je je medewerkers van WhatsApp af? Vijf tips.

Profile picture for user Rik
door Rik

Hoe krijg je je medewerkers van WhatsApp af? Vijf tips.

De Duitse bandenfabrikant Continental, met 235.000 medewerkers wereldwijd, gaat er hard in: WhatsApp op werktelefoons is verboten. Het bedrijf stelt dat WhatsApp allerlei privacygevoelige informatie schraapt van telefoons waarop de app is geïnstalleerd. Zo kunnen persoonlijke gegevens van klanten en zakelijke relaties bij moederbedrijf Facebook belanden.

Daarbij gaat het vooralsnog om metadata (zoals wie appt met wie, wanneer en waar), maar er zijn ook zorgen over de inhoud van berichten. Nu de AVG van kracht is geworden wil Continental niet het risico lopen hiervoor aansprakelijk te worden gesteld. Het recente schandaal met Cambridge Analytica en Facebook laat zien wat daar de risico’s van kunnen zijn.

De meeste organisaties willen niet zover gaan om WhatsApp te verbieden, maar velen hebben flinke bedenkingen. In onze dagelijkse praktijk, waarin we sociale intranetten en interne communicatieplatformen uitrollen bij klanten, horen we vaak de wens om WhatsAppgebruik voor werk terug te dringen. Maar hoe krijg je dat voor elkaar als iedereen de app al privé gebruikt en er helemaal aan gewend is? Vijf tips.

Tip 1: Leg je bezwaren op tafel

De privacyschandalen rondom Facebook zijn breed uitgemeten in het nieuws. Je medewerkers hebben vast ook al van de AVG gehoord. Niemand zal er dus raar van opkijken dat jij als werkgever niet happig bent op WhatsApp, vooral omdat je er als organisatie geen gebruikscontract mee hebt. Twee korte artikelen die je ze kunt sturen om dit te onderbouwen:

Tip 2: Benadruk de persoonlijke voordelen

Hopelijk hebben je medewerkers begrip voor je zorgen, maar dat alleen is meestal niet genoeg om hun gedrag te veranderen. Benadruk daarom vooral de persoonlijke voordelen van het stoppen met WhatsAppen op het werk. De belangrijkste daarvan is een goede scheiding tussen werk en privé. Veel mensen vinden het vervelend werk-appjes te krijgen als ze vrij zijn.

Op Plek hebben we een ‘vakantiemodus’ waarmee je al je notificaties gedurende een zelfgekozen periode tegenhoudt, zowel in de app als via e-mail.

De aankomende zomervakantie is een mooi moment om dit punt te maken: wie wil er nou op het strand gestoord worden door de wekelijkse teamupdate? Of tijdens een bergwandeling te horen krijgen dat de targets niet gehaald zijn? Maar WhatsApp wil je niet uitzetten, want daar zitten je reisgenoten, het thuisfront en je vrienden ook op. Als werkberichten via een ander kanaal komen kun je dat tijdens je vakantie gewoon ‘uitschakelen’. Op Plek hebben we daar zelfs een ‘vakantiemodus’ voor, waarmee je al je notificaties gedurende een zelfgekozen periode tegenhoudt, zowel in de app als via e-mail.

Tip 3: Schets de beheerproblemen

Vaak zijn WhatsAppgroepjes op het werk van onderop ontstaan, bij gebrek aan een goed alternatief. Het is dan meestal ook ondoorzichtig wie in welk groepje zit en wie de beheerder is die jou kan toevoegen. Heel onhandig als je bijvoorbeeld op wisselende projecten werkt.

Het kost nieuwelingen soms weken of zelfs maanden voordat ze in de juiste groepjes zitten en daarmee toegang tot belangrijke informatie krijgen. En wie zorgt ervoor dat mensen die uit dienst gaan – misschien wel naar de concurrent – ook verwijderd worden en niet stiekem mee blijven lezen?

Tip 4: Doe een beroep op collegialiteit

Ik leidde onlangs een werksessie over het nieuwe intranet bij een bouwbedrijf. Uiteraard stelde ik daar voor om ons platform te gebruiken voor chat, maar dat idee oogstte flink wat gegniffel. Wist ik wel wat voor vieze plaatjes en schuine moppen er over de teamWhatsApp gingen?

Toen we even doorpraatten kwamen we erachter dat niet alle teamleden op die grappen en grollen zaten te wachten. Maar uit de groep stappen konden ze niet, want er kwamen ook werkberichten langs. Omgekeerd waren er ook ex-teamleden die de schunnigheden graag bleven ontvangen, maar die van de baas uit de groep moesten. Een alternatief kanaal voor werk, zodat ze WhatsApp alleen voor privé hoefden te gebruiken, was ook hier de oplossing.

Tip 5: Bied een volwaardig alternatief

Bovenstaande tips blijken in de praktijk succesvol, maar alleen als er aan één basisvoorwaarde is voldaan: je moet als organisatie een volwaardig alternatief voor WhatsApp bieden. Lopen je begripvolle medewerkers direct vast als ze een groep willen aanmaken? Zijn er geen apps voor iPhone en Android? Moeten ze via een VPN inloggen? Vergeet het dan maar. Dan blijven ze lekker op WhatsApp.

Kies je sociale communicatietool dus uit op gebruiksgemak. Dat klinkt logisch, maar vaak krijgen overwegingen als compatibiliteit met bestaande systemen en vertrouwdheid met een leverancier (lees: Microsoft) de overhand in de keuze. Begrijp me goed: die zijn niet onbelangrijk – zeker als het om veiligheid gaat. Zo moet je chat natuurlijk wel encrypted zijn. Maar als iedereen blijft WhatsAppen ben je weer terug bij af.

Kies je sociale communicatietool uit op gebruiksgemak. Dat klinkt logisch, maar vaak krijgen overwegingen als compatibiliteit met bestaande systemen en vertrouwdheid met een leverancier (lees: Microsoft) de overhand in de keuze.

De Duitse bandenfabrikant Continental, met 235.000 medewerkers wereldwijd, gaat er hard in…