Onboarding #2: Van kennismaking tot duik in het diepe

Profile picture for user Niki
door Niki

Onboarding #2: Van kennismaking tot duik in het diepe

In onze vorige blog over onboarding deelden we een aantal schokkende resultaten met betrekking tot de eerste maanden ‘on the job’ van nieuwe werknemers. Onder andere door het niet of nauwelijks aanbieden van onboarding verliest een gemiddeld bedrijf elke maand 1 op de 6 ‘new hires’ gedurende hun eerste drie maanden. Het merendeel van de werknemers vindt dan ook dat het onboardingproces verbeterd zou kunnen worden.

In deze tweede onboarding-blog krijg je van ons een aantal praktische tips waarmee je nieuwe werknemers in een handomdraai verandert in verbonden en blije collega’s. Natuurlijk vertellen we je ook hoe je de betreffende tips kunt uitvoeren op Plek.

raketje

Begin vóór de eerste werkdag

Er zit vaak vrij veel tijd tussen het moment dat iemand aangenomen wordt en de eerste werkdag. Maak nieuwe werknemers alvast enthousiast door ze direct zoveel mogelijk te betrekken. Dit wordt pre-boarding genoemd. Twitter doet dit heel goed: hun onboarding begint direct na het tekenen van de arbeidsovereenkomst met het ‘From Yes To Desk’-traject.

Laat nieuwe werknemers nog voor de eerste werkdag informeel kennismaken, bijvoorbeeld tijdens een vrijdagmiddagborrel.

Het helpt om voor nieuwe werknemers nog voor de eerste werkdag een informele kennismaking met collega’s te organiseren (kan ook op de vrijdagmiddagborrel), maar denk ook aan het op tijd toegang geven tot praktische en interessante informatie. Maak dus direct een e-mailaccount aan voor nieuwe werknemers en voeg ze meteen toe aan jullie platform voor interne communicatie (zoals Plek sociaal intranet). Mocht het een probleem zijn om mensen al voor hun officiële indiensttreding volledige toegang te geven, dan kun je ze op Plek ook eerst als externe gebruiker toevoegen, met beperkte rechten.

Platform-onboarding

Plek begint met een platform-onboarding, dus bij de eerste keer dat een nieuwe werknemer inlogt, verschijnt er een aantal stappen in beeld die hem/haar op weg helpen op het sociaal intranet. Dit is per organisatie in te stellen maar begint meestal met een welkomstscherm en uitleg over het platform. Dan vragen we nieuwe gebruikers vaak om hun eigen profiel in te vullen (inclusief interesses, ervaring, expertises en profielfoto) en lid te worden van relevante groepen (zoals je werklocatie, afdeling en thema- en projectgroepen).

expertises

Stappenplan

Het beste is om een stappenplan op te stellen dat van start gaat na de eerste dag, waarmee de nieuwe werknemer telkens een nieuw stukje informatie tot zich neemt. De onboarding van Plek kan daarom uitgebreid worden met allerlei verhalen en hoofdstukken in verschillende stappen, persoonlijk afgestemd op de nieuwe werknemer. Je kunt taken toewijzen aan nieuwe werknemers (eventueel met deadline). Leid ze ook naar een informatiepagina met een welkomstvideo, informatie over het bedrijf en de cultuur, en praktische tips en gegevens (zoals werktijden en wie de vertrouwenspersoon is). Voeg eventueel ook quizzen of andere opdrachten toe waarmee de werknemer zichzelf kan testen. En zorg voor leuke, minder formele ‘taken’ zoals kennismaken met je team tijdens een gezellig ontbijtje (à la Zumper).

onboarding

Vergeet niet de informatie over het sociaal intranet zelf op te nemen in je stappenplan! Hoe eenvoudig het platform ook is, houd altijd rekening met digitaal minder vaardige collega’s. Gebruik je Plek, dan kun je nieuwe werknemers verwijzen naar ‘Plek in vogelvlucht’ en de Plek helpdesk om ze op weg te helpen. Neem in je stappenplan ook links naar veelgebruikte programma’s en websites op (op Plek zet je deze links eenvoudig in het onderdeel applicaties). Denk hierbij aan de urenregistratie, het aanvragen van vakantiedagen of het invullen van (declaratie)formulieren.

Deel naast praktische informatie ook ‘zachte’ informatie met de nieuwe werknemer: wat delen we wel en wat niet, waarvoor wordt het platform gebruikt?

Even voelen

Door nieuwe werknemers direct op te nemen in jullie (digitale) midden, kijken ze op hun gemak rond in de digitale werkplek en nemen ze op hun eigen tempo informatie en recent bedrijfsnieuws tot zich. Alsof je even je tenen in het zwembad steekt - je weet alvast wat de temperatuur is en bereidt je voor op de duik in het diepe.
 



We zijn in november begonnen met een praktijkgerichte blogserie over onboarding. In deel 1 lees je waarom onboarding nodig is. In januari publiceren we deel 3, met praktische tips waarmee je jouw onboardingproces officieel maakt en in je organisatie vastlegt. In februari volgt deel 4, over hoe je het maken van waardevolle contacten stimuleert. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief (onder het envelopje bovenaan) en je ontvangt #3 en #4 automatisch in je mailbox!