Musea

Musea

De collectie van Het Scheepvaartmuseum is één van de grootste en meest vooraanstaande maritieme collecties ter wereld. Om het museum goed op koers te houden, is het belangrijk dat iedereen op de hoogte is van wat er speelt. En daarin speelt Plek voortaan een belangrijke rol! 

Beter op de hoogte dankzij de mobiele app
Mogelijkheid tot sociale interactie online
Centrale informatievoorziening
Makkelijker samenwerken in specifieke groepen

Het is een oase van rust, middenin de hectische hoofdstad: het statige 17de eeuwse gebouw aan het Amsterdamse Oosterdok, bij het IJ. Het is de ideale plek voor een museum over de maritieme geschiedenis van ons land. De 150 medewerkers en vrijwilligers blijven dankzij Plek op de hoogte van het reilen en zeilen van de organisatie. Het sociaal intranet draagt bij aan het ‘wij’-gevoel. ‘Afdelingen weten nu beter van elkaar waar ze mee bezig zijn.’

Het Scheepvaartmuseum vertelt het verhaal van 500 jaar Nederlandse maritieme geschiedenis. De collectie van Het Scheepvaartmuseum is een van de grootste en meest vooraanstaande maritieme collecties ter wereld, met circa 400.000 objecten, waaronder schilderijen, scheepsmodellen, navigatieinstrumenten en wereldkaarten.

Sterretje

Achter de muren van het museum gaat nog een hele wereld schuil, vertellen adviseur interne communicatie Jolien Heiser en online coördinator Anne-Kee Bast. Er zijn allerlei afdelingen die nauw met elkaar samenwerken: Collectie & Presentatie, Educatie & Publieksactiviteiten, Marketing & Communicatie, HR, Financiën en ICT, maar ook de keuken, evenementen, de museumwinkel, de afdeling operations, gebouwbeheer en bewaking. Om het museum goed op koers te houden, is het belangrijk dat iedereen op de hoogte is van wat er speelt.

Makkelijker met elkaar samenwerken

Daarnaast kan het museum niet zonder de inzet van een grote groep vrijwilligers, legt Jolien uit. Alles bij elkaar werken er wel 150 mensen voor het Scheepvaartmuseum, 120 vaste krachten en zo’n 30 vrijwilligers. “We hebben eigenlijk twee groepen vrijwilligers binnen het museum”, legt Jolien uit. “Eén groep werkt op het stoomschip De Christiaan Brunings. Zij zorgen voor het onderhoud en verzorgen de vaartochten. De andere groep zijn de vrijwilligers binnen onze bibliotheek.”

“Om de samenwerking en verbinding tussen alle groepen medewerkers, vrijwilligers en afdelingen te optimaliseren, wilden we een centraal en transparant communicatieplatform waar we met elkaar kennis en informatie kunnen delen en waar iedereen berichten kan plaatsen en vragen kan stellen.”

De keuze viel op Plek. Wat Jolien en Anne-Kee het mooiste vinden aan hun sociaal intranet, is juist dát: het sociale aspect ervan. “Doordat je comments en likes kunt achterlaten op elkaars berichten, is het interactief en draagt het bij aan het ‘wij-gevoel’. Daarnaast is het erg handig dat je Plek ook op je mobiel kunt volgen. Voor medewerkers die geen werkplek met een desktop hebben, zoals collega’s in de bediening, de bewaking en de keuken, is dit dé manier om aangesloten te blijven.”

berichtje

Zelf het roer pakken

Ook voor de vrijwilligers, die niet dagelijks aanwezig zijn – en soms maar één keer in de week – is het intranet een belangrijke informatiebron om te weten wat er allemaal binnen en buiten de organisatie gaande is. En ze hoeven niet alleen mee te varen op de berichtgeving op het platform – de vrijwilligers kunnen ook zelf het roer pakken en iets posten. “Bijvoorbeeld als de Christiaan Brunings een grootschalige revisie ondergaat of een bijzondere vaartocht maakt, of als er een mooie vondst is gedaan in de bibliotheek”, vertelt Jolien.

De lancering: allemaal dezelfde koers

Het Scheepvaartmuseum nam het advies van Plek ter harte om al in een vroeg stadium iedereen in de organisatie te betrekken bij de nieuwe manier van communiceren.

Hoe hebben jullie dit aangepakt?

Jolien: “We hebben uit een dwarsdoorsnede van de organisatie een zogeheten ambassadeursgroep samengesteld. Deze groep van 15 personen moest vanaf het begin het gebruik van Plek stimuleren.”

Anne-Kee: “Zij waren ook heel belangrijk tijdens het implementatieproces – ze zorgden voor draagvlak binnen de organisatie. En nog steeds kunnen collega’s met vragen bij deze ambassadeurs terecht.”

Ook was er een kernteam van 4 collega’s van ICT, Communicatie, HR en Operations, vertellen Jolien en Anne-Kee. “Zij trokken de kar tijdens de introductie van Plek binnen onze organisatie. Toen Plek eenmaal live was, kon dat kernteam zichzelf opheffen.” Jolien nam, als adviseur interne communicatie, vanaf dat moment het dagelijks beheer over. Zij is het eerste aanspreekpunt voor vragen en wensen. Ook bewaakt ze de actualiteit, relevantie en kwaliteit van de content op het intranet.

Hoe werken de verschillende afdelingen met elkaar samen en welke rol speelt Plek daarin?

Jolien: “Het intranetplatform heeft ervoor gezorgd dat de afdelingen nu beter weten waar de ander mee bezig is. We gebruiken het platform nog niet als centrale ‘werkomgeving’ waar je samen met je collega’s aan documenten kunt werken. Maar dat is uiteindelijk wel waar we naartoe willen.”

Hoe houden jullie de Plek-omgeving levend en levendig?

Anne-Kee: “We proberen de content zoveel mogelijk prikkelend en relevant te maken voor collega’s. Aan de andere kant moet je ook bewaken dat je geen overload aan informatie biedt – dan bestaat het risico dat mensen juist afhaken. Ook proberen we af en toe met een actie de aandacht van de collega’s naar Plek te trekken. Zo hadden we laatst een winactie bedacht: collega’s die hun profiel op Plek volledig hadden ingevuld en hadden voorzien van een profielfoto, maakten kans op vrijkaartjes voor een ligconcert in ons eigen museum. Het is leuk om te zien dat steeds meer collega’s Plek zo beter weten te vinden en ook actief van alles met elkaar delen.”

Jullie geven het zelf al aan: om een sociaal intranet tot een succes te maken, is het belangrijk dat het breed in de organisatie gedragen wordt. Speelt de directie van Het Scheepvaartmuseum ook een actieve rol op Plek?

Jolien: “Zeker, de directie is erg actief op Plek en geeft zelf het goede voorbeeld. Ze volgen de berichtgeving en reageren erop. Daarnaast plaatsen ze zelf ook geregeld berichten.”

Jolien: “Uit de reacties van collega’s merken we dat ze veel beter op de hoogte zijn van waar de ander mee bezig is en van wat er binnen en buiten de muren van het museum speelt. En dat was precies de bedoeling.”

Welke lessen hebben jullie tot nu toe geleerd?

Jolien: “Vanaf het begin wilden we een platform waarop iedereen in de hele organisatie ideeën, bezigheden en vragen kon posten. Omdat we van niets naar iets gingen, was dat onze primaire wens. Dat platform is er nu gekomen.”

Anne-Kee vult aan: “Secundair was de wens dat Plek de functie van What’sApp-groepen zou overnemen, maar dat is nog niet gebeurd. Aan ons om uit te zoeken waarom dit is: vindt men het lastig om in een nieuwe omgeving te gaan communiceren, naast WhatsApp en sms? Heeft het een technische achtergrond? Of speelt er iets anders? Ook hadden we de belasting op ICT voorafgaand aan de livegang minder groot ingeschat.”

Potloodje

Wat is in jullie ogen de grootste winst tot nu toe?

Jolien: “Uit de reacties van collega’s merken we dat ze veel beter op de hoogte zijn van waar de ander mee bezig is en van wat er binnen en buiten de muren van het museum speelt. En dat was precies de bedoeling.”