Eén, twee, drie plekken

Profile picture for user Esther
door Esther

Eén, twee, drie plekken

Hoe een overkoepelend platform de oplossing werd voor Ska Kinderopvang & de Meerkring

Plek bezocht onlangs integraal kindcentrum (IKC) Vlinderslag, onderdeel van Ska Kinderopvang en onderwijskoepel Meerkring om samen het succes van hun eerste 'Multiplek' te vieren. Bovengenoemde organisaties hebben sinds kort een overkoepelend intern communicatieplatform dat ze helpt informatie en ervaringen integraal te delen.

Sneller, makkelijker en overzichtelijker. Zo ervaart Bert Jalving, adjunct-directeur bij onderwijskoepel Meerkring, het nieuwe gezamenlijke communicatieplatform van Plek. Hij was ongemerkt veel tijd kwijt met het verzamelen, ordenen en doorsturen van informatie en merkte op dat dit slimmer kon!

Potlood

Meike Dijksta (unitleider 2-7 jaar bij IKC Vlinderslag) zag de noodzaak voor een nieuw intern communicatiemiddel ook: “Als je met elkaar een IKC vormt, loop je vaak tegen hetzelfde aan: wanneer zie je elkaar en wanneer bespreek je dingen met elkaar? Een centraal platform kan dan handig zijn." Ook Feikje Meeuwsen, communicatiemedewerker bij Ska Kinderopvang, zag kansen: “We waren al zeer tevreden over ons eigen Plek intranet, maar ik zag meer mogelijkheden. Bijvoorbeeld door het uitwisselen van informatie en ervaringen binnen de IKC's makkelijker te maken. “

En zo ontstond een aparte Plek voor Ska/Meerkring, naast het eigen Ska-intranet. Elk IKC (in wording) krijgt hier een eigen groep. De medewerkers van verschillende IKC's kunnen daarnaast kindcentrumoverstijgende groepen vormen, waar zij ervaring kunnen uitwisselen of bijvoorbeeld aan gezamenlijke projecten kunnen werken. Gebruikers kunnen makkelijk tussen beide platformen wisselen.

En hoe bevalt het nieuwe platform?  

Bert: “Goed! Ik heb zoveel tijdswinst. Informatie delen is echt veel makkelijker. Nieuwtjes kunnen direct in de juiste groepen en kanalen geplaatst worden, waardoor je informatie veel makkelijker tot je neemt. Het platform is overzichtelijk en je kunt voortaan sneller gerichte vragen stellen.” 

Meike: “Ik vind het mooi om te zien dat als het schoolteam iets deelt, ook al is het niet direct van toepassing op de kinderopvang, de kinderopvang bijvoorbeeld wel meeleest. Je krijgt zo twee werelden organisch bij elkaar. Ook wordt er vaker en makkelijker informatie gedeeld terwijl dat voorheen niet altijd gedaan werd.”

Raket

Maar kunnen medewerkers eigenlijk wel zo’n extra systeem in hun drukke baan erbij hebben?

Feikje: “Je kunt heel veel met Plek, maar je moet het wel gefaseerd doen en met goede begeleiding vanuit de organisatie. Door bijvoorbeeld gebruikers op weg te helpen bij de inzet van het platform. Denk hierbij aan het instellen van pushberichten, notificaties of wekelijkse updates. Plek-berichtgeving kun je personaliseren en zelf reguleren.”

Meike: “Ik denk ook niet dat je Plek moet zien als een platform dat extra taken met zich meebrengt. Het is eerder een middel dat een oplossing biedt voor dingen waar wij tegenaan lopen in onze dagelijkse communicatie met elkaar. Je hebt vervolgens zelf de autonomie om te kiezen hoe je informatie deelt en, zoals Feikje hierboven al aangeeft, hoe je hiervan op de hoogte wil worden gehouden.

Loep

Het platform staat er, maar wat veel mensen zich zullen afvragen is: hoe nu verder? Hoe krijg je bijvoorbeeld gebruikers betrokken zodat ze content blijven delen?

Bert: “Door zelf het goede voorbeeld te geven. Dat doen we door dingen te delen die je ziet, maar ook gewoon door vaker mededelingen te posten.”

Meike: “Of door feedback te geven en te zeggen: staat het al op Plek? Overigens gaat dit goed want heel veel mensen delen nu ook artikelen die voor medewerkers van beide organisaties interessant zijn. Hartstikke leuk!”

Bert: “Ook als mensen iets willen mailen, geef ik altijd aan: zet het gewoon op Plek.”

En welke content doet het goed?

Bert: “Dat zijn toch echt de leuke activiteiten die wij organiseren. Denk aan de Avondvierdaagse, het Suikerfeest. Of artikelen vanuit onderwijsland die interessant zijn zoals de Citotoets. We zien wel dat deze content vooral werkgerelateerd is.”

Smiley

Van anderen kun je leren! Zijn er nog tips voor mensen die jullie voorbeeld willen volgen?

Meike: “Mijn tips? Maak een logische indeling op het platform door van tevoren de organisatiestructuur goed in te delen. Zo zorg je ervoor dat de informatie op de juiste manier gedeeld en gelezen wordt. Maak ook gebruik van een klein projectteam, er zijn altijd voorttrekkers nodig om het platformgebruik aan te jagen.”

Feikje: “Ik haal zelf ook veel inspiratie en informatie voor het platform uit Go.plek.co, de klantencommunity van Plek. Het is leuk om met andere Plekgebruikers in gesprek te gaan en elkaar ook te inspireren. Zo kunnen wij ook een beetje zien hoe zij het doen.”

Envelopje

Interesse in een Multiplek voor jouw organisatie? Stuur mij een berichtje via esther@plek.co