Hoe maak je van online samenwerken een succes? 

Profile picture for user Marlou
door Marlou

Hoe maak je van online samenwerken een succes? 

Nu velen van ons noodgedwongen thuis aan het werk zijn of communicatie veel meer digitaal gebeurt, wordt online samenwerking opeens cruciaal! Om jullie op weg te helpen, hebben we een aantal bruikbare tips op een rij gezet. 

Doelstellingen, taken en verantwoordelijkheden

Online samenwerken gaat vaak mis omdat niet duidelijk is wie wat moet doen en wanneer de taken af moet zijn. Bespreek daarom altijd goed vooraf wie waarvoor verantwoordelijk is, wat opgeleverd moet worden en binnen welke termijn. Leg dit ook vast. Zo kun je online prima en efficiënt aan de slag! 

Documenteer en archiveer 

De grootste valkuil van online (samen)werken, is dat documentatie of informatie niet goed vindbaar is. Dat zorgt voor frustratie en leidt vaak tot extra werk. Zorg er daarom voor dat je documenten op een vaste digitale plek bewaard. Met een online samenwerktool kun je ook specifieke groepen aanmaken, waarin je de belangrijkste informatie direct terug kunt vinden. Zo heb je per groep, alle informatie direct bij elkaar. Wel zo overzichtelijk! 

Deel kennis online

Nieuws, maatregelen en updates wijzigen de laatste tijd bijna dagelijks. Ben je via je netwerk gewezen op een handig document? Deel deze kennis dan direct! Zo voorkom je dat mensen zoeken naar informatie en zorg je dat je elkaar online weer snel verder op weg helpt.

Niet mailen maar delen

Worden jullie nu al gek van die voortdurende stroom aan e-mails? Grote groepen mensen in de cc, e-mails zonder bijlage of een ander onderwerp in de aanhef? Probeer in plaats van documenten rond te mailen, ze te delen via bijvoorbeeld een gedeelde Google Drive. Zo werk je realtime aan de laatste versie en heb je zelf ook altijd toegang tot de laatste versie. 

Zet de chatfunctie slim in! 

Een op een of in een groep. Als je een chatfunctie slim inzet, voorkom je dat je e-mailbox volstroomt met vragen die veel makkelijker via de chat kunnen worden afgestemd. Denk aan het telefoonnummer van die ene collega of andere updates. Met de chat ben je makkelijker bereikbaar en kun je ook sneller aangeven waarvoor je wel of niet beschikbaar bent. 

Meer tips over online samenwerken? Bekijk onze blog voor extra inspiratie.