De 9 gedragsbrillen waarmee je van jouw sociaal intranet een succes maakt

Profile picture for user Niki
door Niki

De 9 gedragsbrillen waarmee je van jouw sociaal intranet een succes maakt

De introductie van een sociaal intranet is vaak een grote verandering in de organisatie. Het kost tijd en het is niet altijd even eenvoudig om iedereen mee te krijgen. Zeker niet als je zo’n verandering er van bovenaf doorheen probeert te drukken. Je moet goed luisteren, belemmeringen wegnemen en gebruiker en techniek met elkaar verbinden. Bepaal bij elke moeilijke situatie welke gedragsbril je verder kan helpen, dan lukt het wél!

gedragsbrillen

Anders maar toch hetzelfde

Afgelopen week organiseerden we samen met Orange Otters een kennissessie: Adoptie bij sociaal intranet door 9 gedragsbrillen. Onder de aanwezigen waren een aantal kinderopvangorganisaties, overheidsinstanties en bouwbedrijven.

Een wereld van verschil qua werkzaamheden en type organisatie, en toch ervaren ze grotendeels dezelfde uitdagingen bij het activeren van alle werknemers op het sociaal intranet. De traditionele bedrijfscultuur en het veel onderweg zijn, maar ook het opleidingsniveau en de leeftijd van werknemers spelen een rol. Organisaties waar het sociaal intranet een groot succes is (80% of meer werknemers actief), hebben gemeen dat ze met volle overgave hebben gekozen voor Plek als primair communicatiemiddel. Of je nu op twintig of tachtig procent zit, om de resterende werknemers te activeren kun je gebruikmaken van de onderstaande gedragsbrillen.

De 9 gedragsbrillen

1 - Zelfbeeld: reflectie op eigen gedrag

We voelen ons een leeuw maar we zijn eigenlijk een klein poesje. Met andere woorden: we overschatten onszelf (onbewust). Op het gebied van sociaal intranet speel je daarop in door mensen een spiegel voor te houden - tactisch en niet verwijtend.

Denkt het management bijvoorbeeld dat ze heel goed bezig zijn maar zie jij als communicatieprofessional nog veel verbetermogelijkheden? Heb het er dan over met elkaar. Help ze, blijf evalueren en opbouwende feedback geven, en zorg dat ze gaandeweg voorbeeldgedrag gaan vertonen.

sterretje

2 - Emoties en associaties

We houden niet van verandering. Sterker nog: we schrikken ervan. Moeten mensen opeens iets anders, dan komen daar nogal wat emoties bij kijken. Vooral als er al eerder trauma’s hebben plaatsgevonden. Als er bijvoorbeeld 10 jaar geleden een reorganisatie was waarbij beloofd was dat er geen ontslagen zouden vallen, en die vielen vervolgens toch, dan blijven mensen daar bang voor. Probeer dus vertrouwen op te bouwen, leg goed uit waar de verandering voor bedoeld is, wees eerlijk, laat mensen meedenken en haal zo die onrust weg.

Ook belonen is belangrijk voor het bouwen van vertrouwen. Geef complimenten als iemand iets volgens de nieuwe manier heeft gedaan, zelfs als diegene het nog niet 100% juist doet, en blijf voorbeeldgedrag belonen.

3 - Fysieke omgeving

We worden veel beïnvloed door onze fysieke omgeving, dus zorg bij een online platform zoals Plek dat je ook offline de benodigde verandering faciliteert. Zijn er drempels en afleiders? Neem die weg. Zijn je collega’s bijvoorbeeld veel onderweg, zorg dan dat het sociaal intranet op mobiel beschikbaar is. Gebruik de fysieke omgeving ook als helper. Geef bijvoorbeeld een training op de plek waar mensen zelf werken. Zo komen ze de training vanzelf tegen op hun eigen werkplek en kost het ze weinig tijd en moeite om mee te doen.

document

4 - Gewoontes

We handelen vaak impulsief of uit gewoonte. Zo’n olifantenpaadje is niet altijd de meest efficiënte weg maar ja, hij ligt er al dus we gaan er gewoon op de automatische piloot weer overheen. Lekker makkelijk. Dwing collega’s niet te veranderen want dan zetten ze de hakken in het zand. Oftewel: zet geen hek voor het olifantenpaadje want daar lopen de olifanten gewoon omheen. Vraag jezelf af wanneer en waarom mensen dit paadje nemen.

Zo zijn we verslaafd aan e-mail en WhatsApp (hoewel we dat eigenlijk helemaal niet willen). Spreek je met elkaar af om vanaf nu op het sociaal intranet te communiceren, dan betekent dat niet dat je van de ene op de andere dag geen mailtjes en appjes meer zult ontvangen van collega’s. Het olifantenpaadje is om gewoon te antwoorden via de mail of app. De juiste weg is om de moeite te nemen het gesprek op te pakken en te verleggen naar het sociaal intranet.

Gedrag verander je vaak met een nudge. Denk hierbij aan de pont achter Amsterdam Centraal: er is een rood vlak en een groen vlak en verder is er geen uitleg. Toch weten mensen waar ze moeten staan. Een nudge op het gebied van sociaal intranet is bijvoorbeeld om van het platform de startpagina te maken bij het opstarten - voor iedereen.

5 - Kennis

Kennis zenden is niet alles. Zien we een bord langs de weg met de mededeling dat we maximaal 100 km/u mogen rijden, dan weten we dat we niet harder mogen. Maar we doen het toch. Deel dus niet alleen kennis, ga ook in op het waarom. Denk na over wie de gebruiker is en wat het voordeel voor diegene is. Gebruik geen puur zakelijke boodschap maar ga voor iets dat prikkelt en lonkt, iets dat inspeelt op de emoties. Benadruk ook niet wat er nu allemaal misgaat, maar juist hoe leuk het kan zijn om het anders te doen: ‘Kijk, ik ben al helemaal overgestapt, ik kan nu overal eenvoudig bij. Dat wil jij toch ook?’.

berichtje

6 - Houding: de wil om te veranderen

We willen altijd weten ‘what’s in it for me’. Hoe motiveer je collega’s intrinsiek of extrinsiek om te veranderen voor de lange termijn? Betrek voorlopers vroeg in het proces - zij zullen straks in de rol van ambassadeur het goede voorbeeld geven en anderen aansteken. Laat collega’s het voordeel (en de funfactor) zelf ervaren. Ze kunnen anderen daarna helpen door te vragen waarvoor een platform als Plek in de situatie van diegene handig is, en hoe ze daarmee kunnen helpen.

Bij het implementeren van een sociaal intranet werkt voor de ene organisatie een big bang, voor een andere een gefaseerde aanpak. Bij Plek werken we altijd met ambassadeurs én een big bang lancering. Zo betrek je voorlopers en stimuleer je voorbeeldgedrag en geef je tegelijkertijd duidelijk aan dat Plek het primaire communicatiemiddel wordt.

Een praktijkvoorbeeld uit de sessie: Collega Chris is verantwoordelijk voor het versturen van inkomende stukken naar de juiste personen. Via de profielen op Plek weet Chris wie de juiste persoon is. Daarom vult Chris zelf de juiste info in op zijn eigen profiel en vraagt hij anderen dat ook te doen. Het resultaat is voor zowel Chris als collega’s nuttig: Chris weet waar de stukken heen moeten en collega’s ontvangen de juiste stukken. Zo fungeert Chris als ambassadeur.

raketje

7 - Bekwaamheid: kun je het?

Soms is het probleem heel simpel: we willen wel maar we kunnen het niet. Help collega’s daarom middels trainingen, webinars en tips & tricks. Of geef mensen een buddy die ze coacht. En vergeet niet dat dit ook geldt voor nieuwe collega's die aan boord komen.

8 - Steun sociale omgeving

Eigenlijk willen we allemaal wel een beetje in het gareel lopen. We zijn sociale wezens. We kijken naar wat mensen om ons heen doen. Dus als genoeg andere mensen de juiste dingen doen, willen wij die ook doen. Niet alleen formele managers maar ook informele leiders kunnen hieraan bijdragen, zoals de secretaresse. De ‘spin in het web’ neemt vaak snel veel mensen mee. Let dus op wie met wie praat en maak hier gebruik van.

9 - Intentie en doorzettingsvermogen

Het is weer bijna januari… de tijd van goede voornemens is aangebroken! Wat zijn de intenties en hoe gaan we ze waarmaken? Daar is in ieder geval doorzettingsvermogen voor nodig, en dat moet gestimuleerd worden. Geef je sociaal intranet een boost, bijvoorbeeld door update-trainingen te verzorgen en successen te (blijven) vieren. Vraag ook om commitment: we besluiten samen dat we dit gaan doen en we houden ons eraan. Blijf monitoren en evalueren, en spreek teams er op een opbouwende manier op aan als ze terugvallen.

verbinding

Ben jij bezig met (de voorbereidingen voor) de implementatie van een communicatieplatform? En wil jij je eigen situatie in kaart brengen en een eerste opzet maken voor een adoptieaanpak, schrijf je dan in voor de cursus communicatie bij adoptie van digitalisering van Orange Otters, op 15 januari 2019.