Online samenwerken, vijf slimme tips!

Profile picture for user Marlou
door Marlou

Online samenwerken, vijf slimme tips!

Online samenwerken is voor de meeste mensen niet nieuw. Nederland is volgens een artikel in de Volkskrant Europees koploper op het gebied van thuiswerken. Wereldwijd werken inmiddels meer dan 30 miljoen mensen minimaal een dag per week thuis of op een andere locatie.

Het maakt dus tegenwoordig niet meer uit waar je bent, je kunt overal aan de slag. Handig, maar hoe voorkom je dat online samenwerken ten koste van de productiviteit of kwaliteit van je werk gaat? Wij hebben vijf handige tips voor je op een rij gezet. Zo maak je van online samenwerken een succes. 

Doelstellingen, taken en verantwoordelijkheden

Samenwerken gaat vaak mis, omdat niet duidelijk is wie wat moet doen en wanneer dingen opgeleverd moeten zijn. Als je niet regelmatig op locatie of kantoor aanwezig bent, is dat soms een nog veel grotere uitdaging. Bespreek daarom vooraf altijd goed wie waarvoor verantwoordelijk is, wat opgeleverd moet worden en binnen welke termijn en leg dit ook meteen vast. Zo kun je vervolgens online prima en efficient aan de slag! 

Raket

Documenteer en archiveer 

De grootste valkuil van online (samen)werken, is dat documentatie of informatie niet goed vindbaar is. Dat zorgt voor frustratie en leidt vaak tot extra werk. Zorg daarom dat je documenten op een vaste digitale plek bewaart. Met een online samenwerktool kun je ook specifieke groepen aanmaken, waarin je de belangrijkste informatie direct terug kunt vinden. Zo heb je per groep, alle informatie direct bij elkaar. Wel zo overzichtelijk! 

Deel kennis online

Veel in gesprek met klanten of vaak onderweg? Via je netwerk gewezen op een handig document? Deel deze kennis! Zo voorkom je dat mensen blijven zoeken naar informatie en zorg je dat je elkaar online weer verder op weg helpt. 

Friemeltjes

Een andere manier van delen

Worden jullie ook zo gek van die voortdurende stroom aan e-mails? Grote groepen mensen in de cc of e-mails zonder bijlage. Eens gedacht aan het samenwerken aan documenten via een gedeelde Google Drive? Dat werkt heel wat handiger dan ze rond te sturen per mail! Hiermee werk je namelijk realtime aan het laatste document en heb je zelf ook altijd toegang tot de laatste versie. 

Zet de chatfunctie slim in! 

Eén op één of in een groep. Als je deze functie slim inzet, voorkom je dat je e-mailbox volstroomt met vragen die veel makkelijker via de chat kunnen worden afgestemd. Denk aan het telefoonnummer van die ene collega of de laatste voorbereidingen voor de werksessie van vanmiddag. Met de chat ben je makkelijker bereikbaar maar kun je ook sneller aangeven waarvoor je wel of waarvoor je niet beschikbaar bent.

Friemeltjes

Meer weten over online samenwerktools? Bekijk dan ook eens onze brochure over de functies en mogelijkheden van Plek!