Zorginstituut Nederland

Zorginstituut Nederland maakt sprongen in efficiëntie dankzij soepele interne communicatie en onboarding

Plek kwam als geroepen voor Zorginstituut Nederland.  Door de coronamaatregelen moesten de ruim 600 medewerkers van Zorginstituut Nederland op stel en sprong vanuit huis gaan werken. Het verouderde intranet ging overboord en binnen no-time draaide Plek! Communitymanager Jaimy Ramdin vertelt hoe de organisatie in sneltreinvaart met Plek aan de slag ging.

 Samen met Plek ontwikkelden ze een platform wat interne verbinding heeft versterkt - waardoor de medewerkers meer tijd hebben om de juiste adviezen te maken en zich te richten op haar kerntaak: Om ervoor te zorgen dat iedereen in Nederland nu en in de toekomst toegang houdt tot goede verzekerde zorg.

Uitdagingen en doelstellingen

Als toonaangevende organisatie op het gebied van zorgkwaliteit en zorginformatie, adviseert Zorginstituut Nederland de minister van Volksgezondheid over het basispakket van de zorgverzekering. Het instituut heeft een aanzienlijke omvang (660 medewerkers) en de informatie die het instituut beheert is cruciaal voor het bevorderen van de kwaliteit en doelmatigheid in de Nederlandse gezondheidszorg. 

Interne kennisdeling en verbinding tussen de medewerkers spelen hier dan ook een belangrijke rol - maar was soms ver te zoeken. Voordat Zorginstituut Nederland het Plek platform ging gebruiken verliep de interne communicatie versnipperd via diverse communicatiekanalen.  Deze versnippering leidde destijds tot een minder efficiënte samenwerking, omdat medewerkers veel tijd kwijt waren aan ‘zoeken’ naar de juiste informatie intern.

Het ontbrak dus aan één centraal platform waar medewerkers gemakkelijk (vanaf hun eerste dag) kunnen samenwerken, informatie ophalen, informatie delen en op elkaars informatie reageren. 

“We waren al met Plek bezig om het platform in te richten", vertelt communitymanager Jaimy Ramdin van Zorginstituut Nederland. "Maar door corona kwam dat in een stroomversnelling. Binnen twee weken nadat we allemaal thuis waren gaan werken, hadden we Plek al draaiend voor alle medewerkers."

Oplossing

Inzicht en overzicht voor meer grip

Het sociaal intranet van Plek kan dé basis bieden om grip te krijgen op alle communicatiestromen binnen een organisatie. Door een onderscheid te maken tussen informatie voor iedereen (“kanalen”) en informatie voor specifieke doelgroepen (“groepen”) is de medewerker altijd voldoende geïnformeerd en worden ze niet overladen met informatie. Via diverse notificatie mogelijkheden kan een bericht belangrijker of minder belangrijk gemaakt worden. 

Naast ad hoc informatie heeft Zorginstituut Nederland ook veel statische informatie. Deze informatie komt op informatiepagina’s, door middel van een online kennisbank. Ook dit biedt meer overzicht voor medewerkers. 

In de huidige tijd is het beschikbaar hebben van informatie zowel op desktop als mobiel belangrijk voor Zorginstituut Nederland, zodat elke medewerker op ieder moment iets kan opzoeken wat relevant is voor het werk. Een interne peiling liet zien dat de medewerkers van Zorginstituut Nederland daar ook daadwerkelijk gebruik van maken; maar liefst 54% van de medewerkers geeft aan dat ze Plek via hun mobiele telefoon gebruiken.

Betrokkenheid begint bij binnenkomst

Online onboarding via één centraal platform was bij de start van de samenwerking met Plek nog geen focuspunt, deze behoefte volgde in een later stadium - nadat de adoptie van het nieuwe platform succesvol was.

Bij het stroomlijnen van de interne communicatie hoort namelijk ook het informeren van medewerkers tijdens hun onboarding. Recent onderzoek laat zien dat een sterk onboarding proces het behoud van nieuwe medewerkers met 82% kan verhogen, en de productiviteit in organisaties met wel 70% kan verbeteren. 

Om de online onboarding schaalbaar te maken maakt Zorginstituut Nederland gebruik van de module programma manager. In de eerste werkweken worden nieuwe medewerkers via een geautomatiseerd programma meegenomen in informatie over de bedrijfsvisie, strategie, (gedrags)regels, standaarden en beleid. Het instituut heeft drie programma’s gecreëerd: voor je eerste werkdag, je eerste werkweek en voor ná je eerste werkweek.

Implementatie proces

Goede voorbereiding, geen half werk

Een platform succesvol introduceren valt of staat bij het goed inrichten en het juiste gebruik door eindgebruikers en admins. Na jarenlange ervaring weten we vanuit Plek dat een goed implementatieproces de uiteindelijke adoptie verhoogt voor de lange termijn.

Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding was een ambassadeurs-sessie, zegt Jim van Stratum - projectmanager van Plek. “Daarin hebben we een dwarsdoorsnede van de organisatie gevraagd wat de inhoud van het nieuwe intranet zou moeten worden. Bij Plek geloven we erin dat de gebruikers zelf grotendeels de inhoud van het platform bepalen."

Zorginstituut Nederland had natuurlijk ook functionele wensen en eisen: “Het moest een platform zijn waarmee je zonder al te veel uitleg aan de slag kan gaan. Plek ziet er meteen vertrouwd uit. De timeline werkt ongeveer hetzelfde als die van LinkedIn en Facebook. Verder moest de look en feel aansluiten bij onze identiteit."

De keuze was op Plek gevallen na een aanbestedingsprocedure, legt Jaimy uit. Natuurlijk zijn er de veiligheidseisen van de overheid waaraan het platform moet voldoen. Ook moeten de servers in Nederland draaien. En minstens zo belangrijk: houdt de aanbieder zich aan alle wet- en regelgeving, zoals de AVG, die gaat over de verwerking van persoonsgegevens? Bij Plek stonden alle vinkjes op groen.

Voor het implementatieproces van Plek bij Zorginstituut Nederland gebruikten we vier duidelijk afgekaderde fases:

Fase 1: Aftrap & Opzetten;
Fase 2: Ontwerp & Configuratie;
Fase 3: Vullen & Lancering;
Fase 4: Activatie & Evaluatie. 

Plek werd geïntegreerd in de bestaande processen waarbij de nodige training en ondersteuning werd geboden aan gebruikers zodat de overgang makkelijk kon verlopen.

Door onze eerdere ervaring weten we dat een goed doordachte lancering een groot verschil kan maken in hoe mensen iets oppakken. Daarom heeft het communicatieteam bij het Zorginstituut Nederland zelf een speciale lancering op poten gezet (een vlog challenge), want ze wilden ervoor zorgen dat zoveel mogelijk mensen het nieuwe platform omarmden.

Resultaten en voordelen

Medewerkers voelen zich beter geïnformeerd en verbonden

Conclusie en toekomstige stappen