Veiligheidsregio Haaglanden

Plek bij Veiligheidsregio Haaglanden, belangrijk
voor iedereen

 Hoe Plek Veiligheidsregio Haaglanden helpt de verbinding tussen collega's te vergroten

Bij de VRH werken collega’s in allerlei disciplines, verspreid over verschillende locaties en diensten, van kantoortijden tot onregelmatige (ploegen)diensten. De uitdaging waar ze een oplossing voor zochten was: Hoe zorg je ervoor dat alle collega’s – of ze nu vaste kantoortijden draaien, zelden op kantoor zijn, onregelmatige diensten hebben, of als brandweervrijwilliger werken – met elkaar verbonden blijven? En hoe pak je de interne communicatie aan als een deel van de organisatie niet of nauwelijks achter een computer zit?

Over VRH
De Veiligheidsregio Haaglanden (VRH) staat dag en nacht, zeven dagen per week, klaar om de veiligheid te waarborgen voor iedereen die in de regio Haaglanden woont, werkt of op bezoek is. De VRH bestaat uit zo’n 1300 medewerkers (inclusief vrijwilligers) verspreid over 23 locaties in de regio. De VRH regelt voor negen gemeenten:

• Dagelijkse brandweerzorg en de meldkamer brandweer (Brandweer Haaglanden);
• Zorgcontinuïteit tijdens onder andere evenementen en crises (GHOR Haaglanden);
• Coördinatie van de geneeskundige hulpverlening (Meldkamer Ambulancezorg).

De organisatie bestaat uit meerdere disciplines verspreid over verschillende locaties, 24 uur per dag en 7 dagen per week. Dat betekent dat collega's niet altijd in de mogelijkheid zijn om elkaar fysiek te zien, waardoor een goede informatievoorziening een belangrijke en verbindende rol speelt binnen de organisatie. Hoe zorgen we ervoor dat iedereen verbonden blijft en goed geïnformeerd is, ondanks de uiteenlopende werktijden en locaties? Lees verder en ontdek de uitdagingen en doelstellingen van de VRH, en hoe we samen met hen bouwen aan een sterkere interne communicatie.

Uitdagingen en doelstellingen

- Vergroten onderlinge verbondenheid: Vanuit de organisatie bestond de wens om onder de medewerkers meer verbondenheid te creëren met het beleid en de waarden van de organisatie én met elkaar. Zo streeft de VRH continu naar een efficiënte operatie met tevreden medewerkers die betrokken zijn bij de organisatie.

Bijbehorende doelstellingen: 

> Informeren over de koers, het beleid, de strategie en de doelen van de VRH;
> Onderlinge verbinding versterken: door zichtbaarder te maken wat er speelt bij verschillende
organisatieonderdelen middels nieuws en andere content;
> Vieren van succes: het verhogen van trots door medewerkers (succes)verhalen te laten delen;
> Manieren vinden om collega’s van diverse organisatieonderdelen met elkaar in contact te brengen op basis van expertise, vakgebied en/of interesses.

- Verbeteren kennisdeling rondom projecten en agenda’s: Binnen de VRH lopen er veel verschillende projecten die vaak meerdere onderdelen van de organisatie raken. Een helder projectenoverzicht waarbij er regelmatig updates worden gegeven, helpt om ervoor te zorgen dat de juiste collega's aangehaakt zijn en op de hoogte zijn van de projectactiviteiten. 

Doelstellingen:

> Medewerkers beter op de hoogte te laten zijn van welke projecten er spelen in de organisatie;
> Inzicht geven in wat voor gebeurtenissen en evenementen er gepland zijn;
> Medewerkers beter op de hoogte te laten zijn van wat hun collega’s doen;
> Medewerkers sneller inzicht te geven in hun eigen rooster.

- Personeelsinzicht en kwaliteit van kennis verbeteren: Het intranet zou een sociale digitale omgeving moeten zijn, waarbij zowel kennis als meningen, vragen en wensen gedeeld kunnen worden. Dit heeft als doel om het kennisniveau te verhogen en zichtbaar te maken wat er binnen de organisatie speelt.

Doelstellingen:

> Werkgerelateerde informatie beter zichtbaar en vindbaar te maken;
> Medewerkers snel antwoord te geven op hun vragen;
> Vragen van anderen te helpen voorkomen door transparant te zijn.

Door het verbeteren van de informatie weten medewerkers beter hoe ze hun werk kunnen uitvoeren. Daarnaast staat bij de pagina met wie contact kan worden opgenomen over inhoudelijke vragen. Zo wordt niet alleen kennis, maar ook het interne netwerk, ontsloten.

Oplossing

Na een uitgebreid aanbestedingstraject heeft de VRH voor het sociale intranet van Plek gekozen. De gebruikerstesten van Plek waren positief, Plek voldoet aan alle (technische) eisen én sluit aan bij de organisatiestructuur van de VRH.

Vergroten onderlinge verbondenheid
Het sociale intranet van Plek biedt een overzichtelijke combinatie van communicatie, informatie en ruimte voor eigen bijdrage. Bij het inrichten van het platform is de nadruk gelegd op de beschikbaarheid van de juiste informatie per doelgroep. Of het nu gaat om een medewerker in een van de kazernes die op zoek is naar het juiste document, om een collega op kantoor die het laatste nieuws wil lezen, of de nieuwe ploegindeling die gedeeld wordt, de intuïtieve mix van informatie zorgt voor een relevant platform voor de gehele organisatie. 

Naast het tonen van informatie, is het voor iedere gebruiker mogelijk om een bericht te delen en te reageren op berichten van collega's (afhankelijk van rollen/rechten binnen het platform). Zo kunnen medewerkers zelf de interactie opzoeken, wanneer zij daar behoefte aan hebben, binnen de gestelde richtlijnen en zonder belangrijke informatie te missen.

Verbeteren kennisdeling rondom projecten en agenda's
Met zoveel verschillende typen content is het belangrijk dat het sociale intranet altijd overzichtelijk blijft. Overzichtelijk met de meest actuele nieuwsberichten, relevante informatie of bijvoorbeeld de meest actuele telefoonnummers. 

In het menu navigeren gebruikers eenvoudig om bij de juiste informatie te komen, een heldere structuur zorgt ervoor dat informatie gemakkelijk te vinden is. In de modules wordt gebruikgemaakt van taxonomie-filters om gebruikers de informatie gemakkelijk te laten categoriseren. 
Wanneer het niet direct duidelijk is waar de informatie terug te vinden is op het platform, helpt de zoekfunctie van Plek om te vinden wat je zoekt.

Personeelsinzicht en kwaliteit van kennis verbeteren
Hoe het platform gebruikt wordt, welke informatie het meest gezocht wordt, en nog veel meer gegevens worden verzameld in de statistieken module van Plek. De statistieken geven een compleet beeld van hoe het platform gebruikt wordt en hoe informatie/berichten presteren. Door de statistieken over een langere periode te bekijken, is de communicatieafdeling nu in staat om de resultaten van hun interne communicatie te rapporteren.

Implementatie proces

Voorafgaand aan de ontwikkeling van het intranet voor de VRH is er uitgebreid stilgestaan bij de organisatiewensen en -behoeften voor een nieuw sociaal intranet. Doordat dit vooraf duidelijk in kaart is gebracht, verliep het implementatieproces geleidelijk. In het projectteam van Plek zijn duidelijke rolverdelingen aangebracht zodat het voor de VRH duidelijk werd wie voor welk onderdeel verantwoordelijk was. Zo konden procesmatige vragen met de projectmanager besproken worden, terwijl technische vragen gelijk bij de integratiespecialist terechtkomen.

Tijdens het implementatietraject is er uitgebreid stilgestaan bij de functionele startpagina van Plek op de desktop. Het doel hiervan is om gebruikers direct een overzicht te geven van wat er speelt in de organisatie en hen gemakkelijk naar de informatie te laten navigeren. Dit gebeurt onder andere via snellinks en knoppen die doorverwijzen naar de juiste informatiepagina. In de toekomst is het de bedoeling dat er een vergelijkbare weergave komt voor gebruikers in de mobiele app.

Resultaten en voordelen

Sinds de lancering in 2019 vervult het intranet een centrale rol bij Veiligheidsregio Haaglanden. Het platform zorgt voor onderlinge verbinding en stimuleert de betrokkenheid van medewerkers bij wat er in de organisatie gebeurt. Inmiddels kijkt minimaal 75% van alle collega’s en vrijwilligers wekelijks of meer op het platform. 

Dat medewerkers zich vrij voelen om zelf een bericht te plaatsen, is te zien aan het zeer actieve gebruik van een aantal gebruikersgroepen. Zo kunnen collega's lief en leed met elkaar delen en maakt bijvoorbeeld ook de operationele dienst gebruik van Plek om actuele inhoudelijke informatie met elkaar te delen. Mede hierdoor kan het platform voor iedereen van toegevoegde waarde zijn.

Wil jij ook de communicatie en verbondenheid binnen (en tussen) je teams verbeteren? Ontdek hoe Plek jouw organisatie kan transformeren. Neem vandaag nog contact met ons op voor een demo en ervaar zelf de voordelen!

P.S. Heb je onze gratis product tours al gezien?