Appèl Catering

Hoe Appèl medewerkers digitaal verbindt en samen zorgt voor blije gasten

Op bijna 700 locaties in Nederland verzorgt Appèl de catering voor bedrijven, scholen, horeca en evenementen. Het succesvolle Brabantse familiebedrijf heeft bijna 2.000 medewerkers en is een toonaangevende speler op de Nederlandse cateringmarkt.

In hun missie om samen mensen blij te maken, ervoer Appèl dat niet alle collega’s makkelijk de juiste informatie konden vinden. Collega’s voelden zich hierdoor ook niet echt ‘onderdeel’ van het grotere geheel. Veel collega’s kennen per slot van rekening alleen de collega’s van hun locatie, en hebben het grootste deel van hun collega’s nog nooit in het echt gezien. Daardoor merkte Appèl dat het moeilijk was om de onderlinge interactie te stimuleren. Samen met Plek wilden ze onderzoeken hoe ze collega’s meer (online) konden verbinden.

Uitdagingen en doelstellingen

Sinds 2017 maakt Appèl gebruik van Plek, intern noemen ze het platform 'Greet'. Doordat de locaties van Appèl door heel Nederland verspreid zijn, was het lastig om alle collega’s te bereiken en te betrekken. Belangrijke operationele informatie werd gemist, communicatie van het servicekantoor kwam niet aan en er was geen inzicht in wat er leefde in de organisatie. Dit leidde tot veel inefficiëntie, onnodige vragen en ging ten koste van de dienstverlening. Dit gold met name voor de collega’s die op één of meerdere locaties werken. In de zoektocht naar een nieuw platform werden de volgende doelstellingen geformuleerd. 

Voorziening van operationele informatie:

• Alle collega’s gemakkelijk van de nodige (operationele) informatie voorzien.
• Hen betrekken bij wat er verder in de organisatie speelt.

Verbinden van medewerkers:

• Medewerkers met elkaar verbinden via een gebruiksvriendelijk digitaal platform.
• Ruimte geven om zelf leuke tips, recepten, ideeën of andere inspiratie te delen via hun mobiel.

Stimuleren van onderlinge interactie:

• Door het delen van persoonlijke en professionele content onderling.

Oplossing

Om deze doelstellingen te bereiken startte Appel met Plek. Het interactieve platform was vanaf de start een succes voor Appèl. Alle bedrijfstakken kregen hun eigen ruimte om informatie te delen, en ook het servicekantoor profiteerde meteen mee van de introductie. Via berichten op de tijdlijn en (1-op-1/groeps-)chats konden ze eenvoudig collega's op de locaties bereiken. Zo werden nieuwe menu's, protocollen en productwijzigingen direct gedeeld op de juiste plekken.

Greet is hét centrale digitale informatiepunt waar medewerkers alles vinden wat ze nodig hebben tijdens hun werkdag. Greet is beschikbaar op zowel PC als mobiel: dankzij deze combinatie hebben collega's volledige controle over hoe ze op de hoogte willen blijven. Ze kunnen eenvoudig operationele informatie vinden en blijven altijd op de hoogte van het laatste nieuws binnen de organisatie.

Dankzij het gebruiksvriendelijke karakter van Greet zijn er inmiddels vele actieve gebruikersgroepen waar collega’s elkaar vinden. Naast de gebruikersgroepen waarin wordt samengewerkt, zijn er actieve themagroepen zoals een ‘Marktplaats’ en ‘Inspiratie & Recepten' groep. Collega’s mogen zelf bepalen of zij deelnemen aan deze groepen, om met andere Appèl collega’s uit het hele land in contact te komen. Zo is Greet, naast een hele fijne collega die je ook zelf een berichtje kan sturen, een plek waar sociale en zakelijke informatie samenkomen.

Implementatie proces

Het implementeren van het platform binnen Appèl verliep relatief eenvoudig. De projectgroep vanuit Appèl onderzocht vooraf wat collega's nodig hadden en nam input mee van verschillende bedrijfstakken binnen de organisatie. Met die input ging Appèl, begeleid door een Implementatie Consultant van Plek, aan de slag met de structuur en het vullen van de omgeving. De lancering van Greet werd groots gevierd binnen de hele organisatie.
Tijdens de periodieke evaluaties met Plek werd gecontroleerd of het platform nog steeds aansloot bij de veranderende behoeften. Met de start speelde vooral de afdeling Communicatie een grote rol, maar inmiddels speelt HR ook een steeds belangrijkere rol binnen Greet. Want naast het activeren en informeren van collega’s wordt Greet tegenwoordig ook gebruikt om  (nieuwe) e-learning modules aan te bieden.

Resultaten en voordelen

Toen de corona-epidemie uitbrak begin 2020, kreeg Greet een nog grotere rol in de organisatie. Collega’s konden elkaar makkelijk vinden en een hart onder de riem steken, of juist hun hart luchten bij elkaar. Dit zorgde voor saamhorigheid. Daarnaast bood Greet de communicatieafdeling een manier om  direct te communiceren over nieuwe maatregelen, dit zorgde voor duidelijkheid en begrip bij medewerkers. Mede hierdoor zijn er een aantal duidelijke resultaten en voordelen ontstaan voor Appèl:

1. Greet zorgt ervoor dat er een “wij-gevoel” wordt gecreëerd bij alle collega’s. Voor de introductie was het voor een medewerker op locatie lastig om op de hoogte te blijven, laat staan om te weten wat er op een andere locatie gebeurt. Door de introductie van Greet blijven collega’s op de hoogte en weten ze wat er speelt, waardoor ze zich meer betrokken voelen. Greet draait al een tijdje mee bij Appèl, waardoor de afdeling Communicatie inmiddels weet hoe zij het best met hun collega’s kunnen communiceren. Namelijk: een duidelijke boodschap, soms aangevuld met een foto of video, zonder poespas. Zo kunnen collega’s op locatie zich focussen op het belangrijkste onderdeel van hun werk: gasten blij maken met lekker eten en drinken.

2. Het is opvallend hoe makkelijk collega’s elkaar opzoeken, ondanks dat zij elkaar misschien wel nog nooit hebben ontmoet. Op het platform Greet is het makkelijk om een foto of video te delen van waar je mee bezig bent, te reageren op de tips van een ander, of een vraag te stellen. Met bijna 2.000 collega’s is er altijd iemand die je kan helpen of iemand die een vergelijkbare vraag heeft gehad. Dat maakt het leuk om zelf deel te nemen en maakt tegelijkertijd werkprocessen efficiënter. Collega’s gaan eerst zelf op zoek naar het antwoord voordat ze navraag doen bij het servicekantoor.

3. Via Greet wordt een hechte verbondenheid gecreëerd, waar mensen elkaar ondersteunen en hun zorgen delen. Via Greet zoeken mensen toenadering en steken ze elkaar een hart onder de riem wanneer nodig. Dat zie je aan berichten die mensen plaatsten en de reacties daarop. Maar er is ook ruimte voor het uiten van stress en zorgen, en vooral ook voor meeleven met elkaar. Daar biedt Greet een podium voor, en dat voelt heel hecht.

4. Effectief (in)werken. Collega’s op locatie zijn natuurlijk vooral bezig met hun hoofdtaak: blije gasten. En ondanks dat blije gasten het belangrijkste onderdeel van een werkdag zijn, zorgt Greet ervoor dat collega’s weten hoe zij daarvoor kunnen zorgen. Voor alle (nieuwe) collega’s op locatie zijn alle documenten, instructies, protocollen en aftekenlijsten te vinden op Greet.

What’s next?

Informatie wordt inmiddels goed gevonden en daarom gaat Appèl nog een stapje verder. Medewerkers worden actief betrokken en geactiveerd via de Employee Journeys van Plek. Bijvoorbeeld wanneer zij voor het eerst met Greet in aanraking komen, of als zij e-learnings moeten volgen in een aparte leeromgeving. Collega’s weten dat dit soort belangrijke berichten alleen nog maar via Greet gecommuniceerd worden. Wel zo handig en overzichtelijk, zodat iedereen effectief kan blijven in zijn/haar werk.

Door de overnames van bestaande cateringlocaties is het voor Appèl lastig om medewerkers op locatie echt onderdeel te laten voelen van de organisatie. Sommigen van hen werken al jaren op dezelfde locatie, en hebben al verschillende werkgevers meegemaakt. Door samen met Plek te kijken naar de werkprocessen en benodigde integraties, zal het onboarden van nieuwe collega’s straks volledig via Employee Journeys op Greet gaan verlopen. Hierdoor ervaren nieuwe collega’s gelijk waar Appèl voor staat, hoe de organisatie werkt, wie hun collega’s zijn en kunnen zij gelijk alle benodigde formulieren en documenten (bijvoorbeeld voor veiligheid, HACCP) bekijken en invullen.

Wil jij ook de communicatie en verbondenheid binnen (en tussen) je teams verbeteren? Ontdek hoe Plek jouw organisatie kan transformeren. Neem vandaag nog contact met ons op voor een demo en ervaar zelf de voordelen!

P.S. Heb je onze gratis product tours al gezien?