Case study - Rivas Zorggroep

Verbinding tussen alle zorgdomeinen
Uitdagingen en doelstellingen
Oplossing

Verbinding tussen alle zorgdomeinen

Rivas transformeert met Plek de interne communicatie en onboarding voor >6000 medewerkers

Rivas Zorggroep, een toonaangevende zorgorganisatie in Zuid-Holland, zet zich met meer dan 6000 medewerkers in voor het welzijn van mensen. Rivas levert hoogwaardige zorgdiensten als ziekenhuiszorg, wijkverpleging, langdurige zorg en revalidatiezorg. Dit doen ze via een uitgebreid netwerk, waarbij ze meer dan 150 soorten zorg aanbieden. Lees in deze case study meer over hoe zij van fragmentatie naar verbinding gingen, en hoe ze hun bedrijfsbrede kosten voor onderhoud en licenties met meer dan 40% verminderden.

“Plek bij Rivas is niet alleen een platform van communicatie, maar ook echt van de medewerkers.”

Jiska Wemmenhove

Communicatie adviseur

Uitdagingen en doelstellingen

Het management van Rivas merkte dat het steeds moeilijker werd om medewerkers te bereiken en te verbinden over de verschillende zorgdomeinen heen. De schaal waarop Rivas werkt is groot: er zijn meer dan 6000 medewerkers en vrijwilligers die zich dagelijks inzetten, en ze bieden meer dan 150+ verschillende zorgdiensten. Doordat Rivas bleef groeien trad er langzaamaan fragmentatie op - wat werd versterkt doordat de huidige systemen van Rivas flink verouderd waren.

rivas plek trial Het nieuws- en communicatieplatform was verouderd en versnipperd over meerdere losse apps. Dit maakte de communicatie onderling er niet makkelijker op, en ook voor de onboarding van nieuwe medewerkers werd dit een probleem.

Kortom: Onprettig voor de gebruiker, onhandig voor de organisatie en onnodig duur. Rivas ging in gesprek met Plek over hoe een verbetertraject er uit kon zien. Van tevoren werd er gekeken naar wat de drie grootste verbeterpunten waren.

De drie resultaatgebieden die Rivas van tevoren als prioriteit markeerde:

Nieuwsplatform; een platform dat rekening houdt met het grotere geheel (om samen te werken, en in het dagelijks werk);
Samenwerken onderling;
Werkplek; met focus op primair proces en efficiënter werken (dagelijks werk, m.b.v. persoonlijk dashboard).

Oplossing

Vernieuwde interne communicatie

Rivas begon met Plek met als eerste doel om alle organisatorische informatie op één centrale plek te kunnen aanbieden, oftewel: Plek als een platform om nieuws te delen en updates binnen de organisatie te verspreiden. Rivas had al een bestaand nieuwsportaal voor hun interne communicatie, alleen was dit platform sterk verouderd en bood onvoldoende mogelijkheden om verbinding te leggen tussen de verschillende zorgdomeinen. Dit leidde ertoe dat het nauwelijks werd gebruikt waarvoor het bedoeld was.

03. NL Solutions - Employee app_ Drive your connectedness

Met de technologie van Plek kwam daar verandering in. In plaats van meerdere losse toepassingen werd Plek dé centrale bron voor informatie, waardoor alle informatie nu gebundeld was op één platform. Ook werd Plek het startportaal richting andere applicaties.

Voor de lancering van Plek binnen Rivas werden groepen aangemaakt voor nieuws per domein en voor teamcommunicatie. Rivas startte voor de uitrol met de groep ‘wijkverpleging’, en merkte al snel dat het goed ontvangen werd. Op basis van dit succes werd er al snel besloten om het nieuwe nieuwsplatform binnen de gehele organisatie te introduceren.

Resultaten en voordelen

Plek als complete onboarding- en verbindingsoplossing

Inmiddels is Plek geëvolueerd van een nieuws- en communicatieplatform naar een allesomvattende onboarding- en verbindingsoplossing. Geïntegreerd met AFAS (het HR systeem), biedt Plek inmiddels ook 'preboarding' aan nieuwe medewerkers van Rivas, om hen te voorzien van vroege toegang en informatie voorafgaand aan hun eerste werkdag.

Door onboarding te integreren binnen het interne communicatieplatform hebben nieuwe medewerkers een optimale start in hun nieuwe baan en kunnen ze bovendien snel hun weg vinden.

Ben je benieuwd hoe je je medewerkers gidst door belangrijke processen zoals employee onboarding? Check de employee journeys van Plek

Dit levert niet alleen een betere onboarding op; ook financieel levert het een flinke kostenbesparing op. Het centraliseren van onboarding en communicatie binnen één platform heeft geleid tot het wegvallen van de noodzaak voor meerdere losse applicaties, waardoor de algehele bedrijfsbrede kosten voor onderhoud en licenties zijn verminderd met meer dan 40%. De losse onboardingsapp is niet meer nodig omdat het nu in één geheel is geïntegreerd, wat resulteert in een gestroomlijnde IT-omgeving.

De verschuiving van losse apps naar Plek als totaaloplossing heeft niet alleen de efficiëntie verhoogd, maar ook de bedrijfscultuur versterkt. Rivas heeft inmiddels de smaak te pakken, en wil de komende tijd ook onderzoeken hoe ze de medewerkerstevredenheid kunnen vergroten met behulp van Plek.

Conclusie

Rivas wilde een nieuw nieuwsplatform voor interne communicatie en verbinding van de medewerkers. Er is een start gemaakt met een eerste groep medewerkers (wijkverpleging), maar wegens succes werd al snel uitgebreid naar een uitrol voor alle medewerkers binnen Rivas. Het nieuwsplatform is een eerste stap in de nieuwe digitale werkplek van de medewerkers; met een gepersonaliseerde login pagina ter ondersteuning van samenwerken en van het dagelijks werk.

Plek bij Rivas Zorggroep heeft niet alleen geleid tot verbeterde interne communicatie en nauwere samenwerking, maar heeft ook het onboardingproces getransformeerd. Van in eerste instantie een eenvoudig nieuwsplatform, groeide Plek uit tot het kloppende hart van kennisdeling en sociale interactie binnen de organisatie. Met deze vooruitstrevende aanpak blijft Rivas Zorggroep de grenzen verleggen in het creëren van deskundige en toekomstgerichte zorg.

Benieuwd naar wat Plek voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op.

P.S. Heb je onze gratis product tours al gezien?

Oplossingen

Rivas