TBI Infra

TBI creëert meer verbondenheid met mobiel intranet

Ontdek hoe TBI de verbondenheid tussen bedrijfsonderdelen stimuleert terwijl het merendeel van de medewerkers nooit op kantoor is

Uitdagingen en doelstellingen

Implementatie

Het implementatietraject werd zorgvuldig afgestemd op de behoeften van iedere individuele werkmaatschappij van TBI. Tijdens dit traject werd er samen met de implementatie consultant vanuit Plek doelstellingen geformuleerd, en werd er gekeken naar het beoogde groeipad. 

De communicatiemedewerkers van TBI Infra begrepen dat de uitrol van een nieuw communicatieplatform niet helemaal vanzelf zou gaan. Ze doopten het nieuwe platform om tot ‘de Keet’ (in plaats van Plek), en zette het platform met een zelfgemaakte funky rap intern op de kaart. Daar worden wij dan weer heel blij van!

Oplossing

Veel medewerkers van TBI werken ‘buiten’: maar liefst 80%. Dit betekent dat 80% van de medewerkers geen toegang heeft tot een vaste werkplek. Daarom koos TBI voor een eigen Plek app, die ze ‘de Keet’ noemde. De Keet werd de startpagina voor alle kantoormedewerkers, en deze werd ook beschikbaar gesteld via Teams. 

Door de flexibele inrichting van de Keet ziet iedere collega enkel de informatie die voor hem of haar nodig is, afhankelijk van functie, werkmaatschappij of project. Een voordeel van de app is dat het de collega’s van TBI op een laagdrempelige manier uitnodigt om actief deel te nemen aan de interactieve groepen en discussies.

Omdat TBI met verschillende ‘maatschappijen’ werkt, was autorisatie en toegang een belangrijk punt in de implementatie. Plek maakt het mogelijk om de afgesloten omgevingen (per maatschappij) te ondersteunen en, enkel voor geautoriseerde gebruikers, te verbinden via een overkoepelend "moeder platform". Op dit moment maken tien werkmaatschappijen gebruik van hun eigen Plek omgeving bij TBI.

Resultaten en voordelen

Plek/De Keet is inmiddels niet meer weg te denken uit het interne landschap van TBI. Met de Keet is TBI in staat om alle medewerkers eenvoudig te bereiken, en delen enthousiaste medewerkers updates over projecten, expertise en kennis. Processen rondom het applicatielandschap zijn geoptimaliseerd, en medewerkers kunnen efficiënt en snel de informatie vinden die zij nodig hebben. TBI Holding heeft inzicht in wat er per werkmaatschappij leeft, en hoe de corporate berichtgeving gelezen wordt. Met deze inzichten krijgt de communicatieafdeling én het leiderschap een compleet beeld van hun doelgroep en hoe zij deze betrokken kunnen houden bij de strategie en doelen van de organisatie.

Met de KEET is interactie tussen de verschillende bedrijven en afdelingen enorm toegenomen. Medewerkers van TBI Infra hebben allemaal een gepersonaliseerde homepage en de 80% medewerkers die niet of nauwelijks achter een computer werken, hebben ook toegang via de eigen TBI app voor Android en iOS. Direct reageren en posten op de mobiele app maakt dat veel projectmedewerkers actief deelnemen aan de KEET. Gepersonaliseerde groepen binnen het intranet zorgen daarnaast voor een intensiever contact tussen en over afdelingen heen.

In de bouw en industrie vormt veiligheid een belangrijk thema. Medewerkers van TBI Infra kozen ervoor om hier prominent aandacht aan te besteden op hun intranet door middel van een veiligheidskalender. Relevante veiligheidsinformatie wordt nu dagelijks op een leuke manier in de agenda van medewerkers zichtbaar.

Via een overkoepelend platform kan iedereen binnen TBI Holding in één keer met alle maatschappijen communiceren, centraal informatie delen en samenwerken in organisatiebrede projectgroepen. Daarnaast zorgt de Keet ook voor toegang tot HR taken: De Keet geeft iedere medewerker toegang tot de applicaties die hij/zij nodig heeft, van het aanvragen van een vrije dag tot het bekijken van het laatste salarisstrookje. Tegelijkertijd worden collega’s effectief geïnformeerd en kunnen zij alle (statische) informatie rustig bekijken in de kennisbank.

Conclusie

TBI heeft de smaak te pakken, en heeft nieuwe doelen op de planning staan om het gebruik van de Keet naar een hoger niveau te krijgen. Zo wordt het in de toekomst mogelijk voor TBI om de doelstellingen van alle TBI-platformen met elkaar te vergelijken, zodat zij actief bij kunnen sturen  bij de verschillende werkmaatschappijen. Hierdoor kan TBI met een effectieve, centrale aanpak werken die de betrokkenheid van alle medewerkers nog verder stimuleert. 

Daarnaast wordt het voor de verschillende maatschappijen mogelijk om via een ‘Slim gesprek’ van Plek de beleving van hun interne communicatie inzichtelijk te maken en met elkaar te vergelijken. Deze informatie geeft duidelijke inzichten in de ervaring van de interne communicatie door TBI-collega’s, en is ook nuttig voor de leidinggevenden van TBI. Deze inzichten geven het leiderschap namelijk duidelijkheid over de uitdagingen die spelen op de werkvloer, nodigt het leiderschap uit om actief kennis te delen en stimuleert ze om de samenwerking met collega’s op te zoeken. Uiteindelijk dragen deze inzichten bij aan meer betrokken collega’s binnen alle werkmaatschappijen.